Comment bien organiser sa comptabilité immobilière ?

Bonjour DrMinimal,

Fichtre! Quelle rigueur !

Perso, (5 sci et une Sarl ) , toutes les paperasses vont dans une pochette ou je classe les relevés bancaires et les factures au fur et à mesure de leur arrivée.
Chaque année, je prends la pochette et l’apporte au comptable !

Pour la Sarl LMP, idem, mais je transmets les documents par scan au comptable et c’est toujours une plaie ce travail de scan.

Chtirentier

Dr Minimal, repartez de ce qui est obligatoire, et vous verrez que ça se décante.

1) location nue :
il vous faut 1 exemplaire papier de chaque justificatif de charges déductibles. Vous les rangez par bien (local n°1, local n°2 etc.). Une fois par an au moins, vous faites la somme de ces justificatifs par bien, et vous avez l’information nécessaire pour votre déclaration fiscale. C’est tout !

2) SCI IR, la comptabilité peut être un peu simplifiée mais, s’agissant d’une société, ça ne peut pas faire de mal de réaliser une comptabilité d’entreprise, donc je vais considérer qu’on la traite comme le cas 3. Si quelqu’un veut détailler le cas spécifique de la SCI IR, libre à lui.

3) SCI IS ou LMNP au réel ou LMP au réel : on doit faire une comptabilité d’entreprise.

Conseil en passant : allez discuter avec le comptable de l’entreprise où vous travaillez (ou de tout autre organisme ou entreprise). Ca vous permettra de mieux comprendre ce qu’il fait. En plus, les comptables sont contents qu’on s’intéresse à ce qu’ils font, ça leur arrive rarement !
Ce qui est obligatoire :
- garder les justificatifs de dépenses et de recettes, en un exemplaire papier. Ca s’appelle les pièces comptables. Les pièces de recettes sont rangées dans un classeur "clients", celles des dépenses dans un classeur "fournisseurs". Un classeur par année. Si on en a très peu par an, on peut faire un intercalaire par année.
- ET les saisir dans un logiciel de comptabilité. Pas Excel, ce n’est pas accepté car trop facile à bidouiller. Un logiciel de comptabilité est infalsifiable. En théorie, on peut tenir les livres sur papier, mais personne ne fait plus cela, donc en pratique, obligation de saisie dans un logiciel de comptabilité.

Et c’est tout ! Donc, dites-vous bien que :
3a) C’est absolument indispensable. En particulier, il est de plus en plus difficile de récupérer de vraies factures, avec les achats internet et tout ça. Ca doit être un critère très ferme de choix de votre fournisseur ou de votre canal d’achat : produire une facture en bonne et due forme. Dès que vous l’avez, si reçue sous forme dématérialisée, imprimez-là et mettez-là dans le classeur. Si reçue au format papier, mettez-la dans le classeur immédiatement.
Vous dites que vous tardez à le faire : c’est stupide. Toute facture manquante, non conforme etc. c’est un risque d’ennuis et notamment de redressement fiscal. Donc, chaque facture vaut, potentiellement, des centaines d’euros d’ennuis évités. Si vous aviez 500 € en billets devant vous, vous les rangeriez soigneusement, n’est-ce pas ? Si vous aviez un chèque de 500 € devant vous, vous ne manqueriez pas de le remettre à votre banque, n’est-ce pas ? Eh bien traitez chaque facture comme si elle valait 500 €. Son absence représente des centaines d’euros d’ennuis et de pertes, potentiellement.

3 b) Ce qui est inutile
Du coup, tout ce que vous faites en plus, c’est du travail en doublon :
- factures en double : ça ne sert à rien et c’est source d’erreurs comme vous l’avez remarqué. Gardez le plus "bel" exemplaire et jetez l’autre sans état d’âme.
- factures scannées. C’est pratique pour sauvegarder, ou pour envoyer au comptable sous forme dématérialisée, mais c’est du travail en double. Si vous avez les factures au format papier, ça suffit.
- tenir des tableaux dans excel, alors qu’on a un comptable : c’est faire le travail deux fois.

La solution de chtirentier est parfaitement conforme : lui, il s’occupe seulement d’empiler les pièces comptables (mais il le fait rigoureusement). Le comptable s’occupe de la saisie dans le logiciel comptable. C’est une solution "classique" qui fonctionne parfaitement.
Le problème, c’est qu’on n’a pas de retour fréquent. Alors les gens aiment bien tenir leur propre tableur excel. Mais ça fait du boulot en double.

3c) Comment savoir combien ça rapporte et combien ça coûte, par bien ?
Je répète, on raisonne sur la comptabilité de l’entreprise. Si cette entreprise exploite plusieurs biens (SCI IS avec plusieurs biens locatifs ; LNMP ou LMP avec plusieurs biens locatifs), les dépenses et recettes de ces biens vont être mélangées. La comptabilité générale (celle qui est obligatoire) classe les dépenses et recettes par nature de dépenses. Par exemple, les fournitures d’entretien et de petit équipement vont aller dans le compte 6063, peu importe qu’elles se rapportent au bien n°1 ou n°2.

Il est très tentant de tenir une comptabilité distincte par bien. De même que le fabricant de chaises veut savoir combien lui coûte et lui rapporte le modèle Stella par rapport au modèle Lambda, le bailleur veut savoir combien lui coûte et lui rapporte le bien n°1 par rapport au bien n°2.
Là on rentre dans le domaine de la comptabilité analytique. Elle est facultative. C’est à dire qu’il n’y a aucune obligation légale de faire cela. L’entreprise le fait volontairement, pour mieux comprendre son coût, ses recettes et ses marges, par produit. Il y a trois façons de faire :
- distinguer, dans la compta générale, par produit ; en l’occurrence, par bien immobilier. Par exemple vous pouvez faire, pour chaque nature de dépense, un compte par bien immobilier. Les "fournitures d’entretien et de petit équipement" du bien n°1 vont aller dans le compte 60631 et ceux du bien n°2 vont aller dans le compte 60632. On crée donc, à l’intérieur de chaque nature de dépense (et de chaque nature de recettes), autant de comptes qu’il y a de biens, pour identifier à quel bien sont dédiées les dépenses. C’est une solution bâtarde car la compta générale n’est pas censée servir à faire de la compta analytique.
- si on fait soi-même la saisie comptable dans un logiciel de compta, un certain nombre d’entre eux permettent de faire de la compta analytique. C’est à dire que la facture d’achat de fournitures qu’on rentre dans le compte 6063, on peut, en plus, l’affecter à 100 % au bien N°1, 100 % au bien n°2, ou bien 50 % chacun. Si on le fait rigoureusement pour chaque facture, à la fin de l’année on est capable de sortir des coûts et des recettes, par bien.
- faire ses calculs dans Excel. L’outil de travail des contrôleurs de gestion (ceux qui font la compta analytique dans une entreprise), c’est Excel. Ils re-moulinent les chiffres de la compta générale, pour aboutir à des coûts et à des recettes, par produit. Exemple : l’ouvrier de production note sur un planning quand est-ce qu’il travaille sur le modèle Stella, et quand est-ce qu’il travaille sur le modèle Lambda. Le contrôleur de gestion va aller chercher dans la compta générale combien coûte cet ouvrier, puis il va répartir ce coût au pro-rata des heures notées sur le planning.
C’est la seule bonne raison de tenir des tableurs Excel. Ce n’est pas du travail inutile (en doublon), car la compta analytique apporte des informations que la compta générale est incapable d’apporter. Connaître ses coûts et ses recettes, par bien, c’est une information intéressante, qui nécessite que l’on fasse ce travail d’analyse, généralement dans Excel. Pour autant, il faut veiller à ce que le temps que l’on y passe ne soit pas excessif par rapport à l’information que ça nous apporte.

Dernière modification par Bernard2K (29/03/2020 09h29)

Bonjour a vous.
Après 3 années de gestion de ma compta LMNP par un expert comptable en ligne, je souhaite le quitter pour gérer moi meme avec un système de comptabilité automatisée (saisie par moi meme des entrées et sorties sur le site, et teledeclaration automatique aux impots).
Pourquoi ? : Je fais tout le travail de saisie sur excel avant de leur envoyer, ensuite je dois vérifier leur travail et le comble: corriger leurs GROSSES erreurs ! On effectue les modifs, je vérifie a nouveau… Pour 150€ par mois, je commence a me dire qu’une gestion par moi meme serait a envisager.
J’aimerais beaucoup avoir vos avis sur ce sujet.

J’ai maintenant 19 appartements (local co, appartements nu et meublés) et passe en LMP.

Je me suis penchée sur l’offre Essentielle de jedéclaremon….com.
Mais voila, on me précise qu’une "reprise de comptabilité" n’est plus possible chez eux, il faut etre en phase de démarrage de son activité pour pouvoir souscrire.

Pour etre précise, voici leur réponse:
"Par le passé, ce n’était pas bloquant, mais nous nous sommes rendus compte que les gens pouvaient faire énormément d’erreurs, notamment parce que les comptables peuvent gérer de façon différente les divers comptes, les immobilisations et le remplissage de la liasse fiscale. C’est ainsi que nous avons bloqué l’outil afin de faire correctement la transition entre l’ancien cabinet et nous avec l’offre Intégrale seulement (avec un comptable)."

Certaine que je ne suis pas seule dans ce cas, je fais appel au forum dans l’espoir de trouver une solution pour le bilan 2022.
Un site de compta automatisée qui télédéclare aux impots, meme si j’ai déja démarré mon activité,  ca doit quand meme bien se trouver non ?

Merci pour votre attention !

Je pense que vous devez démarrer avec eux avec l’offre Intégrale (avec un comptable), au moins pour faire la transition. C’est ce que je comprend de leur réponse, que vous avez citée.

Remarque : Actuellement, votre compta est "contrôlée" parce que 2 personnes l’examinent (celui qui la fait, et vous). Ca permet de détecter (et, je suppose, rectifier) des erreurs… Pensez-vous pouvoir avoir un niveau de contrôle similaire si vous faites tout vous-même, même avec les outils mis à votre disposition ? C’est le jour du contrôle fiscal que vous pourriez percevoir une différence, et sans avoir la possibilité d’invoquer la bonne foi, car un pro aurait fait le boulot (et les erreurs).

Pauriak, le 26/10/2022 a écrit :

Bonjour,

J’utilise Zefyr qui est un logiciel de comptabilité en ligne (Pas un EC en ligne donc).

Vous êtes responsable de la comptabilité et vous faites en ligne les écritures.

Envoi automatique de liasse fiscale etc.

J’y suis en SASU, mais cela doit être possible en LMP/.

Bonsoir, et merci pour votre conseil, j’ai découvert Zefyr qui est beaucoup plus intuitif que ses concurrents, parfait pour les novices en comptabilité comme moi !

Par contre, je suis confrontée à ce qui semble être une barrière immuable, grosse déception…..

Étant donné que je suis indépendante LMP, je n’ai pas de capital, et donc pas d’obligation d’ouvrir un compte professionnel.
Je passe donc mes entrées sorties sous le compte exploitant 108 comme le faisait mon expert-comptable auparavant.
Je me rapproche aujourd’hui du support Zéfyr pour qu’il m’aide à saisir mon A Nouveau (reprise d’activité).
Et là, le couperet tombe…

Pas question de passer tout en compte exploitant 108, il faut des comptes bancaires professionnels, car leur logiciel oblige à faire un rapprochement comptable.

Cela veut dire que leur logiciel n’est pas adapté à la situation des indépendants, contrairement à ce qu’ils indiquent ?