Dépôt des comptes annuels sur le site INPI Guichet Unique : la galère ?

Si seulement c’était franco-français… Un exemple dans mon secteur. Il y a 5 ans, les états membres de UE décident de créer une base de données communes permettant :
1) de rendre publiques des données aux particuliers
2) servir aux opérateurs pour faire leurs démarches simplifiées. Et centraliser les données nationales en harmonisant 27 systèmes. Rien qu’en l’écrivant on sent déjà qu’on va droit dans le mur.

Le tout est voté. Tout le monde est content, ca va changer la vie des administrations et des opérateurs.
Premier couac, on a que 2 ans pour développer le truc qui est maintenant inscrit dans le dur d’une réglementation européenne qui va rendre obligatoire des formalités via ce portail avec des administrations qui ne peuvent pas accepter officiellement en dehors de ce système.
Second couac, parmi les 27 états membres, certains n’avaient pas de base nationale car trop petit. Donc ils doivent en mettre une en place pour la relier à la base centrale… Ils sont ravis de payer pour ça. S’ils ne le font pas, les administrations ne pourront plus percevoir les taxes. On sent déjà venir l’augmentation de taxes chez eux…
Troisième couac, le Brexit est effectif mais le Nord de l’Irlande est encore de droit EU… ce qui occasionne des problèmes car ce scénario n’est pas prévu par aucun des deux UK/EU

2 ans après, la base est déployée et là joie-félicité, ça bug dans tous les sens car pas le temps de finir ça correctement. Méthode agile déployé par IT Europe avec 27 IT locales…
S’en suit 3 ans de débug (toujours pas fini). Des administrations qui doivent faire des modifications à la main directement au lieu de pouvoir importer en masse… Classe pour 5 ans de boulot..  le 1) est misérable et le 2) est encore en travaux avec certaines choses qui sont tout bonnement impossible à faire mais légalement requise.

Petite pépite, car ce projet est central (et légalement obligatoire maintenant mais complètement dysfonctionnel) on vote une augmentation massive des taxes au niveau EU pour payer ce débug… Et le mille feuille étant succulent, on met de la crème nationalement aussi car ce système a entraîné une perte d’argent entrant pour les administrations et plus de dépenses…

On a mis finalement 5 ans pour un projet qui était beau sur le papier a été mal géré et qui maintenant est une charge financière pour tout le monde sans aucune valeur. Je pense qu’à vu de nez, il faudra 5 ans de plus pour que ça roule correctement.

C’est la même histoire que INPI mais avec 27xINPI en somme.

Après plusieurs tentatives pour obtenir mon identité numérique (via smartphone, avec ma carte ID ou passeport), ou en passant en bureau de poste, rien n’y a fait. Un refus sans explication…

Je suis passé par Lex community au final pour la signature numérique, et là c’est OK.

Le hic est que ce que j’ai réglé (44,51+2,59€ TTC suite demande de renvoi d’un document d’AG comportant ma signature) ne correspond pas avec la facture que le Greffe du TC m’a communiquée (41,64€ TTC). C’est moche.

Bàv,

J’ai utilisé la signature avancée auth. SMS.

https://lex.community/faq a écrit :

3. Signature avancée auth. SMS
Vous déclarez le nom et le prénom du signataire, son adresse courriel et son numéro de mobile, et vous vous engagez à vérifier sa pièce d’identité. Seul le numéro de mobile est vérifié par le biais d’un code envoyé par SMS au signataire qui doit le saisir au moment de signer. La signature est saisie graphiquement et fait l’objet d’un scellement au nom du signataire.

J’ai déposé mes comptes pour la toute première fois cette année. Je ne l’avais jamais fait auparavant même sur Infogreffe. Je viens de recevoir le mail de validation des comptes de la part du greffe du tribunal de commerce.

Comme je suis un novice en la matière je vous fais un retour d’expérience de ce qui a marché dans mon cas en espérant que cela pourra aider certains comme la lecture de cette file a pu m’être utile:
- J’ai commencé par lire les messages de cette file pour essayer de comprendre les difficultés rencontrées par certains.
- J’ai aussi suivi les 2 tutoriels vidéos ci-dessous détaillant étape par étape la démarche à suivre. Le premier a été fait par une formaliste et est très concret. Le second vient d’un youtubeur et est plus long mais aussi plus détaillé car abordant aussi la production des documents à transmettre.
- Actuellement le dépôt se fait obligatoirement en mode expert. Je n’ai pas eu le choix, c’est précisé au début du processus qu’on est en mode expert et dans mon cas j’ai eu accès à toutes les options. Il n’y avait aucun choix bloqué et j’ai pu choisir le mode de confidentialité qui me convenait.
- J’ai pu signer le dépôt des comptes grâce à une connexion FranceConnect+ via l’Identité Numérique de La Poste. J’ai crée le compte en ligne et n’ai pas eu à me déplacer en bureau de poste pour finaliser la création du compte.
- Il faut bien prendre en compte le fait que le guichet unique n’envoie pas de mail ou de notification en cas de refus des comptes ou de dossier incomplet. Il faut se connecter régulièrement pour suivre l’avancement du dépôt et savoir s’il y a un rejet ou une régularisation en attente. Après avoir signé les comptes il faut penser à vérifier dans les 72/96 heures qu’il n’y a aucune action à effectuer sinon le dossier est rejeté 15 jours après la "demande" de régularisation par l’INPI.
- Dans mon cas le dépôt des comptes était tardif, mon dossier a placé en attente de régularisation car cela a généré des frais supplémentaire de relance non réclamés lors du dépôt initial. Si je ne m’étais pas connecté pour vérifier je ne l’aurais pas su et mes comptes auraient fini par être rejetés en l’absence du règlement complémentaire.
- Après paiement du complément j’ai reçu le certificat de dépôt des comptes annuels en 96 heures.
- Le certificat de dépôt et la facture arrivent par mail adressé par le greffe du tribunal de commerce. Ils sont téléchargeables pendant 1 mois. Ils ne sont pas disponibles sur le site du guichet unique.
- Le montant de la facture définitive du greffe ne correspond pas à celui des 2 factures reçues du guichet unique, elle est inférieure. Je suppose (enfin j’espère) que je serai remboursé du trop-perçu.

J’ai l’impression que le site du guichet unique a été amélioré car je n’ai pas rencontré tous les problèmes signalés sur la file. Une fois le fonctionnement compris grâce aux tutoriels cela a été assez rapide pour ma part. Selon moi le principal défaut du site est l’absence de mail de notification en cas de dossier incomplet ou rejet.

Dernière modification par Tikok (27/09/2024 22h21)

En ce qui concerne le fait que vous n’ayez pas dû vous réauthentier sur france connect+ c’est normal je pense.

Par défaut, si vous ne vous déconnectez pas totalement de france connect vous gardez le cookie de session fourni par le fournisseur d’identité (par exemple les impôts). La session à une durée de vie de 30 minutes sans action.

Pour se plonger dans le détail des spécifications, voici le magnifique schéma de séquence

J’ai eu à utiliser ce protocole et je connais les développeurs qui l’ont conçu. C’est plutôt des bons

kmo a écrit :

Ca n’a pas trop mal marché parce que vous n’avez fait aucune erreur. Ayant eu le malheur d’oublier de certifier les comptes, je me suis retrouvé pendant des semaines face à l’erreur ci-dessous une fois les corrections rentrées…

J’en suis bien conscient et je n’avais absolument pas pour objectif de remettre en cause les difficultés rencontrées par les divers intervenants de cette file. Pour être franc je ne m’attendais pas à ce que cela fonctionne du premier coup car je n’avais jamais fait ça y compris lorsque la démarche était encore effectuée sur Infogreffe.

Avant de me lancer j’ai passé un certain temps à essayer de comprendre ce qui pouvait faire échouer la procédure grâce à vos messages. Mon retour d’expérience est un synthèse de ce qui a marché dans mon cas après avoir visionné 2 tutoriels YouTube sur le sujet. Si je peux éviter ne serait-ce qu’à une seule personne le rejet de ses comptes, l’objectif sera atteint.

GoodbyLenine a écrit :

J’ai envoyé les comptes (de 2 sociétés) à déposer par la poste, avec l’ensemble des pièces requises, dont le bilan certifié par le gérant, la résolution d’affection des résultats, et un chèque, à 2 Greffes de TC différents (un peu en retard : début septembre pour des AG de fin juin, alors qu’on a normalement 30j après l’AG).

Tout à bien fonctionné. J’ai reçu, quelques semaines après, les certificats de dépôt des comptes,  et la facture associee au dépôt.

Ces méthodes anciennes m’ont pris bien moins de temps que les "nouvelles" (mais je m’y mettrai un jour).

C’est quand même bien plus pratique et écologique de tout faire en ligne et de recevoir les documents par voie dématérialisée. J’avais déjà prévu de passer au greffe en cas d’échec mais en 2024 je trouve ça archaïque et j’ai préféré tenter le diable. Au final j’ai appris quelque chose.

Sur ce j’ai lancé le dépôt pour les autres années car j’avais plusieurs années de retard. Je serre quand même les fesses et je croise les doigts en espérant que tout soit validé sans problèmes!

Suite de l’histoire pour le dépôt de mes comptes en passant par le guichet unique après ma première tentative réussie. Mon second dossier a encore été placé en attente de régularisation pour frais de relance supplémentaires non réclamés lors du dépôt initial. Après règlement du complément, j’ai reçu le certificat de dépôt des comptes annuels de la part du greffe.

Je tire plusieurs leçons de cette seconde expérience:
- Il n’y a aucune alerte par mail en cas de dossier incomplet ou en attente de régularisation et selon moi c’est la grosse faiblesse de ce site.
- Il est impératif de se reconnecter sur le site du guichet unique pour suivre l’avancement de sa procédure après quelques jours au risque que le dossier soit définitivement rejeté en l’absence de réponse dans le délai de 15 jours après la mise en attente de régularisation.
- Tant que le certificat de dépôt des comptes annuels des comptes n’a pas été reçu il faut rester vigilant et ne pas considérer que c’est fini.

kmo, le 27/09/2024 a écrit :

Je suis presque sûr de ne PAS avoir eu à utiliser FranceConnect+ pour le deuxième dépôt… [Edit/pas clair : j’ai utilisé FranceConnect pour le 2e dépôt et pas FranceConnect+, ils ont dû relâcher les contraintes. Et c’était des mois après donc pas dû à la persistance d’un cookie].

kmo, je confirme ce que vous avez écrit. Pour le second dépôt je ne me suis même pas connecté en passant par FranceConnect ou FranceConnect+. J’ai tout fait en me connectant simplement sur le guichet unique avec identifiant et mot de passe. Au moment de signer le dépôt il n’y a pas eu de demande de signature électronique avancée et les comptes ont été validés. Lors du premier dépôt la signature électronique avancée était nécessaire.

kmo, le 27/05/2023 a écrit :

Un autre gag : la facture reçue ne correspond pas au montant payé ! En comparant avec l’an dernier le greffe ne fait plus figurer sur la facture les montants dûs à l’INPI (5,45 € dans mon cas) - en les réintégrant ça tombe presque juste, à 1 centime près. On poursuit dans l’amateurisme.

Maintenant que tout est fini, comme certains l’ont remarqué avant moi je constate aussi cette différence de 5,45 € par année entre la somme réglée à l’INPI et les factures du greffe. Si j’ai bien compris cette différence de 5,45 € correspond aux frais de l’INPI. Dans la mesure où j’ai des factures de l’INPI indiquant bien la totalité des sommes réglées je ne vais pas me poser plus de questions et je les utiliserai pour ma comptabilité.

Un grand merci à tous ceux qui ont donné des conseils ou fait des retours d’expérience (positifs comme négatifs) sur cette file car cela m’a permis de déposer mes comptes sans avoir à me déplacer ni à imprimer ou affranchir quoi que ce soit.