Note de frais du dirigeant d'une société à l'IS et barème kilométrique ?

serenitis · #26

serenitis, le 10/02/2021 a écrit :
Je vous soumets un autre point qui me semble presque trop beau pour être vrai : j’ai assisté comme chaque année à une présentation résumée loi de finances 2021 ou les entreprises semblent bénéficier d’un régime de report IS indéfini des PV sur VNC des reventes d’immo : en gros cela voudrait dire qu’en revendant une voiture amortie on ne paierait plus d’IS sur la PV…si cela est confirmé, il y a de quoi renouveler beaucoup de choses dans une liste d’immo, à commencer par les voitures, en souscrivant des PGE pour financer le neuf par exemple ! 😆

Just1, Pardonnez moi de m’auto-citer… mais je soulevai justement un point de la loi de finances 2021 qui dit le contraire de ce que vous pratiquez (et moi aussi jusque là) pour minimiser la PV comptable…

je cherche des confirmations ou non sur ce point encore récent qui ouvre des perspectives nouvelles !

xazh · #27

Vous pensez peut être au 238 bis JB créé le 29 décembre dernier …

Il prévoit la possibilité de ne pas prendre en compte pour la détermination du résultat imposable de l’année la réévaluation positive d’une immobilisation. Normalement, la PV virtuelle constatée est intégrable dans le résultat imposable, il s’agit de mettre "en attente" cette PV comptable pour imposition future ou lissée.

Cela permet, par exemple, de présenter à la banque un actif net réévalué, sans que l’imposition ne soit immédiatement impactée, et de revoir les amortissements en prenant en compte la nouvelle valeur comptable de l’actif immobilisé. Votre immeuble déclaré initialement 200 passe à 400, 200 de PV temporairement mis de coté, vos amortissements doublent.

Mais attention … Pas si simple.

Si vous vendez effectivement le bien en question, cette PV temporairement mise de coté est réintégrée immédiatement. Pour éviter cela, vous pouvez réintégrer par part sur 5 ou 15 ans selon la nature du bien cette pv.

Vous vendez l’immeuble, vous intégrez dont la PV normale (vente effective - VNC) et la PV de réévaluation "stockée". Ex : (500 - 400) + 200

Ou vous imputez pendant 15 ans 200 / 15 =13.3 pour lisser l’imposition de la PV.

Ca évite de sortir en one shot une imposition lourde pour une réévaluation comptable d’un actif. Mais il faudra bien considérer cette PV fiscalement un jour.

Spotlight · #28

Pour rebondir sur différentes interventions, je souhaiterais effectuer quelques remarques, lesquelles seront plutôt orientées, de part mon expérience, d’un point de vue droit du travail puisque ce sujet a été abordé à plusieurs reprises dans cette file (et pour le coup, je ne traiterai pas de la situation de la fiscalité et du statut de dirigeant).

Tout d’abord, non, l’employeur ne peut imposer à un salarié d’utiliser son véhicule personnel à des fins professionnels, il faut nécessairement que le salarié donne son accord.

Cet accord peut être matérialisé :
- dans le contrat de travail initial ;
- ou, ultérieurement, lors de la relation contractuelle (notamment par le simple fait d’utiliser son véhicule personnel, sans avoir signé de document).

Mais, effectivement, si un salarié a donné son accord lors de la signature du contrat, alors l’employeur pourra lui « imposer » d’utiliser son véhicule pour des déplacements professionnels.

Cette utilisation du véhicule personnel engendre des frais pour le salarié, lesquels doivent être remboursés par l’employeur. De manière générale, l’employeur doit prendre en charge l’intégralité des frais auxquels le salarié est exposé pour les besoins de son activité professionnelle.

Le barème fiscal, établi par l’administration fiscale, est un référentiel qui vient indemniser les frais kilométriques liés à l’usure du véhicule, le coût de l’assurance auto et le carburant. Si un employeur choisissait de rembourser les déplacements de son salarié sur la base d’un tarif inférieur à ce barème (si tant est que ça ne lui soit pas interdit par sa convention collective), il devrait alors être en capacité de démontrer que le montant versé couvrirait effectivement les frais auxquels le salarié a été exposé. En pratique, ça ne serait guère simple, et je ne saurais trop que le déconseiller.

Outre l’exigence de prévoir au contrat le fait que le salarié doive disposer d’un véhicule personnel pour exécuter son contrat de travail, il est usuel de prévoir d’autres clauses, telles que :
- le salarié doit, au moment de l’embauche, présenter l’original de son permis de conduire. En outre, annuellement, mais également à chaque demande de l’employeur, il devra présenter l’original de son permis, pour permettre à l’employeur de s’assurer que son salarié peut effectivement conduire des véhicules dans le cadre de son activité professionnel (clause à prévoir également lorsque le salarié utilise un véhicule de fonction/service) ;
- le salarié devra également informer l’employeur, de manière immédiate, de toute suspension ou tout retrait de son permis de conduire (clause à prévoir également lorsque le salarié utilise un véhicule de fonction/service) ;
- le salarié doit assurer son véhicule pour ses déplacements personnels, mais également pour ses éventuels déplacements professionnels.

Lorsqu’un salarié utilise un véhicule de fonction/service, on doit également prévoir des clauses du type :
- le salarié devra se conformer aux prescriptions du Code de la route ;
- le salarié s’interdit de véhiculer des tiers à l’entreprise (à l’exception des clients, ou autre, à prévoir) ;
- le salarié s’engage à régler l’ensemble des amendes et contraventions pénales qui lui seraient imputables ;
- le salarié devra s’assurer du parfait état de marche du véhicule, et remonter à la Direction toute anomalie détectée ;
- le salarié devra signaler à la Direction tout sinistre dans les 48h ;
- le salarié devra restituer le véhicule en cas de suspension du contrat de travail (moyennement une compensation salariale si véhicule de fonction).

Enfin, pour les véhicules de service, on doit prévoir (dans le contrat de travail, le règlement intérieur ou une note de service) que leur utilisation à des fins personnelles est proscrite (sinon risque d’un redressement URSSAF au titre d’un avantage en nature).

L’employeur est tenu à une obligation de sécurité vis-à-vis de ses salariés, et doit répertorier l’ensemble des risques auxquels ils sont soumis dans le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP). Dans ce document, il recense également les mesures qu’il a prises pour limiter la survenance/la gravité de ces risques.

Il convient donc de réserver une partie de ce document au sujet des déplacements professionnels (limiter les temps de conduite, faire des pauses, limiter la consommation d’alcool, mettre à disposition des kits main libres, etc …).

Enfin, s’agissant des hypothèses de suspension/retrait du permis de conduire, on va distinguer les circonstances dans lesquelles le retrait/la suspension est intervenue :
- si c’est intervenu dans le cadre de la vie privée du salarié, alors le licenciement sera possible, mais pour une « cause réelle et sérieuse », caractérisée par l’impossibilité du salarié d’exécuter sa prestation de travail (ça n’est pas une faute/un motif disciplinaire, donc le salarié va percevoir son indemnité de licenciement, mais pas son indemnité de préavis étant dans l’impossibilité de l’exécuter). Si retrait temporaire, possibilité d’affecter le salarié à un poste de travail ne nécessitant pas la conduite d’un véhicule, ou de suspendre l’exécution du contrat pendant cette suspension ;
- si c’est intervenu pendant l’exécution du contrat de travail, alors là on tombe bien évidemment dans du disciplinaire. La sanction est plus que recommandée (un employeur qui ne sanctionne pas un comportement fautif d’un de ses salariés le cautionne), et va pouvoir aller jusqu’au licenciement pour faute grave (en fonction du comportement et de l’ancienneté du salarié).

Dernière modification par Spotlight (11/02/2021 13h31)

Bernard2K · #29

non, l’employeur ne peut imposer à un salarié d’utiliser son véhicule personnel à des fins professionnels, il faut nécessairement que le salarié donne son accord

Certes, je me suis mal exprimé. L’employeur peut proposer au salarié un contrat de travail qui prévoit l’utilisation par le salarié de son véhicule personnel. Lorsque le salarié signe ce contrat de travail, il l’a alors accepté. Cela a l’apparence d’une libre négociation des conditions de travail et d’un plein accord du salarié. Mais, compte tenu de la pression du chômage qui déséquilibre la négociation, compte tenu du fait que le contrat de travail est toujours écrit par l’employeur, et compte tenu du fait que la plupart des gens ne lisent pas ce qu’ils signent… dans les faits, l’employeur impose presque cette disposition.

Sinon, je reviens sur ça :

Une troisième solution est proposée par Paccioli, le magazine des fonctions RH et administratives : A chaque note de frais, calculer combien donnerait l’application du barème depuis le début de l’année. Payer le surcroît par rapport au remboursement précédent. L’avantage étant que ça corrige aussi les augmentations de barème en cours d’année.

Et je reprends mon exemple d’un véhicule 4CV au barème 2020 :
0,523 €/km en-dessous de 5000 km ; entre 5000 et 20000 km, c’est 0,294*d +1147 ; au-delà de 20000 km c’est 0,352 €/km

Petit calcul amusant :
5000 km * 0,523 = 2615
5000 km * 0,294 = 1470
Différence entre les deux : 1145
Or, le terme fixe du tarif "5000 à 20000 km" est de 1147.
Autrement dit : le terme fixe du tarif "5000 à 20000 km" correspond, à un ou deux euros près, à la différence, sur les 5000 premiers kilomètres, entre le terme proportionnel du tarif "moins de 5000 km" et le terme proportionnel du tarif "5000 à 20000 km".
Ce qui fait que, dans la méthode Paccioli, le tarif effectif du kilomètre supplémentaire entre 5000 et 20000 km est le terme proportionnel, soit 0,294 € dans mon exemple.
En pratique, pour 4CV en 2020, la "méthode Paccioli" revient à payer 0,523 € / km jusqu’à 5000 km, puis 0,294 € /km jusqu’à 20000 km.

La personne remboursée ne touche jamais le fixe de 1147 € car cette personne l’a déjà touché dans le surcroît de remboursement des 5000 premiers kilomètres.

Si, sur chaque note de frais, on fait deux cases "méthode Paccioli" et "méthode simple IK"
et que, dans la "méthode simple IK", on multiplie le nombre de kilomètres du mois par le terme proportionnel du tarif (0,523 jusqu’à 5000 km, puis 0,294 ensuite), on va avoir les mêmes résultats dans les deux cases (sauf éventuellement un centime d’arrondi), SAUF:
- le mois où le nouveau barème paraît (généralement février ou mars) : la méthode Paccioli donne un résultat plus élevé car elle rattrape le mois ou les mois de barème plus faible.
- le mois où l’on franchit les 5000 km, la méthode Paccioli donne un résultat plus élevé car ce mois contient en fait une part de tarif haut (0,523) et une part de tarif bas (0,294).

Autrement dit encore : la "méthode Paccioli" revient à rembourser les 5000 premiers kilomètres au tarif "5000", les kilomètres jusqu’à 20000 sur le terme proportionnel du tarif "5000 à 20000", soit 0,294 € dans mon exemple, et puis enfin bien sûr les 0,352 €/km au-delà de 20000 km.

Le risque d’incompréhension du salarié remboursé selon cette méthode porte sur 2 points :
- "dites, à partir de mes 5000 km, je vois que je suis remboursé sur 0,294, c’est dégueulasse, c’est encore plus bas que le tarif "plus de 20000 km" !"
- "dites, pourquoi je touche jamais le fixe de 1147 € ?"

La réponse est : "le fixe, vous l’avez déjà touché dans le surcroît de remboursement des 5000 premiers kilomètres. Le tarif proportionnel à 0,294, il est nécessaire pour ne pas dépasser le barème fiscal ; mais si on intègre les remboursements des 5000 premiers kilomètres, votre indemnité kilométrique moyenne sur l’ensemble des kilomètres parcourus depuis le début de l’année reste nettement supérieure aux 0,352 €/km du tarif "au-delà de 20000 km"."

Au total :
Avantages méthode Paccioli :
- on est toujours à jour de ce qu’on doit à la personne, au centime près, même si elle arrête de se déplacer du jour au lendemain. Pas besoin de régularisation en fin d’année.
- intégration automatique du nouveau barème avec compensation des 1 ou 2 mois où l’on a appliqué l’ancien barème.
- avantage pour le salarié : la tréso est chez lui (il a perçu les mois fastes d’abord)
Inconvénients méthode Paccioli :
- davantage de risque d’incompréhension de la personne remboursé
- davantage de risque d’erreur de calcul du service compta, car le calcul est moins évident.
- inconvénient pour l’entreprise : la tréso est chez le salarié (il a perçu les mois fastes d’abord)

Avantages de la méthode proposée par IH dans le message #4 :
- IK constante au cours de l’année donc la personne remboursée ne voit pas des mois "fastes" suivis de mois "maigres", donc moins de risques d’incompréhension.
- IK constante, donc l’entreprise n’a pas un surcroit de trésorerie à décaisser sur les premiers mois de l’année
- assez facile à calculer
Inconvénients :
- nécessite une régularisation en fin d’année.
- cette régularisation peut s’avérer élevée si la différence entre le kilométrage prévisionnel et le réalisé est importante.

Naturellement, à la fin de l’année, on aboutit à la même chose avec les deux méthodes. La différence porte sur la façon de calculer, sur le moment où l’on verse plus ou moins, et sur le besoin ou non d’une régularisation en fin d’année.

Après quasiment 25 ans à faire des notes de frais côté salarié puis à les gérer côté employeur, je suis vraiment content d’avoir compris cela !

Dernière modification par Bernard2K (12/02/2021 10h50)

Patience · #30

Le barême fiscal est le maximum remboursable et n’a rien d’opposable pour le salarié, des syndicats signent des accords en-dessous de ce barême et les accords sont homologués. Par contre, la société ne peut pas le dépasser dans ses déductions.

J’ai très bien "vécu" avec des indemnités à 0,43 cts pour un barême à 0,54 cts.
J’avais pris un contrat de maintenance chez le constructeur pour capper les frais et en quelques années, j’ai remboursé + de 50% de mon véhicule + essence + entretien + financement. J’avais donc l’usage privé quasiment gratuit.

En attendant la revalorisation du barême, nous ne devions pas saisir les notes de frais. Le contrôle de gestion passait une provision globale reprise une fois le barême publié puis la re-saisie faite.

J’ai quand même dû passer au télépéage car je n’en pouvais plus des tickets, même si des logiciels type Workday simplifient bien la tâche. (on prend en photo les justificatifs)

La principale difficulté pour une entreprise c’est de déterminer s’il vaut mieux louer un véhicule ou indemniser le salarié car souvent on ne sait pas combien de temps va durer la mission (en particulier maintenant qu’on décompte les émissions de CO2 + la TVS)

Les employeurs voulant évidemment décompter uniquement le trajet voiture agence<->client lorsque le collaborateur utilise habituellement les transports, sauf quand le collaborateur habite plus près du client que de l’agence. (c’est une running joke)

De même que:
- le calcul de l’allongement du temps de trajet sans prendre en compte les bouchons.
- il ne faut pas prendre l’A14.
- il ne faut pas prendre le Duplex.
- …

Chaque année, la première franchise en cas d’accident responsable est prise en charge à 100% en cas d’accident responsable, la deuxième à 50%, la troisième à 0%.
Concernant l’assurance, les salariés ont le numéro de la police d’assurance de la société dans leur ordre de mission en cas d’accident sur un trajet domicile <-> client.

Voici pour mon expérience.

Gr1zzly · #31

Vous pouvez précisez votre remarque sur l’emploi des A14 / A86 duplex ?

Bernard2K · #32

Ce n’est pas à moi qu’est posée la question, mais je suppose que la situation décrite par Patience se ramène à : "l’employeur dictait par quel endroit on devait passer, et si on prenait un autre trajet plus long ou plus coûteux en péage, la différence était pour notre pomme".

Sinon, je reviens sur "changement de véhicule en cours d’année". Dans mon cas, il s’agit plutôt de "ajout d’un second véhicule en cours d’année", car j’ai une petite voiture pour les déplacements courants et je l’ai gardée, et j’ai ajouté le gros monospace pour transporter du barda et des matériaux.

J’ai pensé à un argument de plus en faveur d’appliquer le barème à chaque véhicule séparément. Le barème est plus élevé pour "moins de 5000" puis dégressif ensuite jusqu’à 20000, et ensuite il est bas mais constant à partir de 20000. L’idée sous-jacente est "une voiture coûte plus cher quand elle roule peu, alors que quand elle roule beaucoup les coûts fixes s’amortissent mieux". Or, avoir deux voitures qui font 5000 km chacune (par exemple), c’est avoir deux voitures qui roulent peu. Ce n’est donc pas pareil que faire 10000 km avec une seule voiture. Il est donc logique de compter le barème séparément pour chaque véhicule. Je vais donc appliquer ce que dit le bofip pour les BNC, même si je ne suis pas BNC, car cela me semble tout à fait logique et argumentable.

Sinon, à propos des VU et TVS :
Il faut noter qu’un véhicule VP transformé en VU ne doit pas avoir la possibilité de réinstaller facilement une banquette arrière, sinon la TVS est due :

Bofip a écrit :
À cet égard, une place assise est considérée comme existante si le véhicule est équipé d’ancrages « accessibles », c’est-à-dire pouvant être utilisés.
Pour que les ancrages ne soient pas considérés comme « accessibles », le constructeur doit empêcher physiquement leur utilisation, par exemple en soudant sur lesdits ancrages des plaques de recouvrement ou en installant des équipements permanents qui ne peuvent être enlevés au moyen d’outils courants.

Semblent particulièrement concernés les véhicules type familiaux monocorps (c’est à dire que les passagers et les bagages ne sont pas séparés par une paroi de tôle)…
Paradoxalement, le bofip admet que des véhicules typiquement affectés au transport de marchandise puissent, eux, avoir une seconde rangée de sièges :

bofip a écrit :
Les véhicules utilitaires de type fourgon ou camionnette à cabine approfondie disposant de plusieurs rangs de places assises demeurent hors du champ de la définition des véhicules de tourisme, à la condition que ces véhicules soient dans la pratique affectés par l’entreprise au transport de marchandises.

Tel que le je le comprends : le camion benne du maçon ou le gros fourgon utilisé en BTP, il a droit à une seconde rangée de sièges pour transporter les ouvriers : pas de TVS. Par contre, la familiale déguisée en VU, dans laquelle on peut remettre une banquette arrière en un tournemain, TVS, même si elle n’est pas utilisée en familiale : la présence d’ancrages accessibles suffit à la soumettre à la TVS.

Sources :
TFP - Taxe sur les véhicules de sociétés - Champ d’application - Véhicules taxables | bofip.impots.gouv.fr (point 40 et 43)
https://bofip.impots.gouv.fr/bofip/1160 … 4-20190102

Dernière modification par Bernard2K (15/02/2021 09h03)

Patience · #33

Gr1zzly, le 14/02/2021 a écrit :
Vous pouvez précisez votre remarque sur l’emploi des A14 / A86 duplex ?

C’est exactement la situation décrite par Bernard2K.
Ces deux autoroutes coûtent très cher (environ 1€/km) et ça coûte moins cher si le salarié est dans les bouchons sur périph/A13 ou le périph/N118 ou périph/A13/A12 vu que l’on ne paye que le temps de trajet de référence…
L’arbitrage c’est 10€ ou 30min à chaque trajet donc 20€/1heure chaque jour. Les collaborateurs passant toujours le même temps chez le client, c’est à arbitrer entre la marge et le turnover !

Just1 · #34

Bernard2K a écrit :
Sinon, à propos des VU et TVS :
Il faut noter qu’un véhicule VP transformé en VU ne doit pas avoir la possibilité de réinstaller facilement une banquette arrière, sinon la TVS est due

Merci pour ces précisions argumentées. Pour ma voiture 308 VP transformée VU, c’est Peugeot qui s’en charge en atelier et qui s’occupe de la carte grise en certifiant donc à la Préfecture que le véhicule est effectivement transformé. Concrètement, je n’ai plus de banquette arrière, de ceinture de sécurité etc… et en échange j’ai un plancher qui doit masquer les points d’ancrage. Après, le chef de l’atelier m’a confessé naïvement qu’on peut remettre relativement facilement la banquette arrière…

Surin · #35

Bernard2K, le 12/02/2021 a écrit :
Petit calcul amusant :
…
Autrement dit : le terme fixe du tarif "5000 à 20000 km" correspond, à un ou deux euros près, à la différence, sur les 5000 premiers kilomètres, entre le terme proportionnel du tarif "moins de 5000 km" et le terme proportionnel du tarif "5000 à 20000 km".
Ce qui fait que, dans la méthode Paccioli, le tarif effectif du kilomètre supplémentaire entre 5000 et 20000 km est le terme proportionnel, soit 0,294 € dans mon exemple.

C’est le même principe que les tranches d’imposition non ? Pour le train ça marche pareil avec les tarifs en fonction du kilométrage, un fixe et prix kilométrique dégressif avec la distance.

J’avais acheté un monospace venant d’une entreprise avec 2 places seulement sur la carte grise. Lorsque je l’ai récupéré le vendeur intermédiaire venait de le faire passer en 7 places, l’arrière était nickel, je doute qu’il y ait eu autre chose qu’un simple démontage des sièges nécessitant un seul outil.

InvestisseurHeureux · #36

Surin a écrit :
C’est le même principe que les tranches d’imposition non ? Pour le train ça marche pareil avec les tarifs en fonction du kilométrage, un fixe et prix kilométrique dégressif avec la distance.

Non, justement. La tranche s’applique pour la totalité, et vous ne pouvez donc connaître la bonne tranche qu’à la fin de l’année en fonction de vos kilomètres parcourus.

Bernard2K · #37

Quelques précisions sur la note de frais du dirigeant et sur son inscription en comptabilité :

Il faut, dans la note de frais, un tableau récapitulatif par nature de frais. Ce n’est pas obligatoire mais c’est très pratique. Pour les frais que le dirigeant a payés personnellement à des tiers, je distingue 6 natures de frais :
Péage
Parking
Hébergement
Repas
Transports en commun / taxi
Divers

Pour chaque nature de frais, une colonne HT, une colonne TVA, une colonne TTC. Cela permet de récupérer la TVA.
Attention, la TVA n’est pas récupérable sur :
- transports de personnes (y compris sur les tickets, billets et abonnements de transport)
- hébergement du dirigeant ou de salariés. Elle l’est en revanche sur les repas pris à l’hôtel s’ils sont sur une ligne séparé, et sur l’hébergement de tierces personnes.
Pour ces cas où la TVA n’est pas récupérable, il vaut mieux noter le HT = le TTC, ça évite de récupérer de la TVA par erreur.

Ces frais payés par le dirigeant doivent rester aussi peu nombreux que possible. Quand on peut payer directement depuis le compte de la société, par chèque ou carte bancaire, c’est préférable, c’est plus "propre".

Il ne faut pas oublier bien sûr les indemnités kilométriques qui font l’objet d’un tableau spécifique dans la note de frais, détaillant pour chaque déplacement la destination, le but, le nb de kilomètres etc. On en trouve facilement des exemples sur l’internet.

La note de frais est la pièce comptable. Les justificatifs (ticket de parking, de péage etc) sont des annexes de la pièce comptable.

On rentre dans la compta, à la date de la note de frais, en une seule écriture, au débit, le montant exact de chaque ligne du tableau récap, et dans le compte adéquat ; l’ensemble étant équilibré par l’écriture du total au crédit du CCA. Pour le "divers", on le classe dans le compte adéquat en fonction de sa nature (par exemple 6063 si fournitures de petit entretien et outillage, 6064 s’il s’agit de fournitures administratives).

Si la note de frais est signée et datée du dernier jour du mois, c’est mieux. Ainsi, si à un moment on veut analyser ses charges et recettes de façon mensuelle, les notes de frais sont dans le bon mois.

Si la note de frais est datée de quelques jours après la fin du mois, comme c’est souvent le cas, ça décale d’un mois donc si on fait une analyse mensuelle des charges et des recettes, elle sera légèrement faussée. Mais le seul vrai problème d’un point de vue comptable et fiscal sera pour la note de frais de décembre, signée au 04/01/21 par exemple, qu’il faut pourtant rattacher à l’exercice 2020. On l’inscrira alors au 31/12/20 en "facture non parvenue".

Exemple hyper simplifié avec la note de frais de janvier 2020 signée du 31/01/20
31/01/20__________Débit____________Crédit
6251 Parking _______18.00
6256 repas HT _____98.00
445661 TVA sur repas 9.80
6063 Divers HT 4.00
445661 TVA sur divers 1.00
62511 IK__________231.80
455 Note de frais dirigeant jan20______ 362.60

Il y a sans doute d’autres méthodes possibles pour inscrire les notes de frais en compta, mais je trouve celle-ci à la fois carrée, simple, et économe en temps. Si je prends la peine de la détailler, c’est parce que, quand j’ai cherché, je n’ai pas trouvé de site internet qui la détaille correctement.

Une alternative, c’est de rentrer chaque dépense à la date de la dépense (chaque ticket de péage, de parking, etc). Ca me semble moins bien, pour deux raisons :
1) à la date de la dépense, la société n’a rien payé, puisque le dirigeant a fait l’avance. C’est donc faux de dire que la société a eu cette charge dès cette date. C’est lorsque le dirigeant fait la note de frais et certifie qu’il a engagé ces frais pour le compte de la société que ces frais deviennent des charges de la sociétés, donc ça me semble plus logique de retenir la date de la note de frais.
2) ça fait une kyrielle de petites écritures. Mine de rien, une note de frais agit comme un "concentrateur" de petites dépenses et permet de tout regrouper en une écriture… même s’il ne faut pas en abuser non plus.

Dernière modification par Bernard2K (20/04/2021 10h28)

Jeejee · #38

Bonjour tout le monde,

Je post sur le forum car me rendant compte que les impôts ne font pas de cadeaux je veux maintenant intégrer tout les frais réel à ma SCI is

Jusqu’à maintenant je ne déclarer pas mes frais kilométriques/péages/ plein d’essence malgré divers aller/retour à mes bien immobilier .

Je voulais donc comprendre comment doit-je procéder pour justifier mes déplacement lié à mes bien immobilier ?

Doit-je créer une note pour chaque déplacement ?

Puis-je effectuer des pleins d’essence en rapport avec le nombre de km parcourus ? (Comment calculer ?)

Je doit réaliser environs 1000km annuel pour mes bien peu être plus .

Je me pose la même question pour tout le temps passé au téléphone avec mes 20 locataires …

De mes pour la restauration sur place pendant les travaux ? Avez vous des conseils à m’apporter ?

Cordialement merci d’avance pour vos retours éclairés

carignan99 · #39

Pour les frais kilométriques (voiture perso utilisée dans le cadre pro ; sarl is mais c’est le même principe pour une sci IS) et pour éviter de me prendre la tête, je déduis des frais sur la base du barème de l’administration fiscale (barème fisc). Ça couvre l’amortissement du véhicule + essence etc. Ça ne couvre pas les frais de péage (conserver les tickets, pour les déduire).

Pour justifier ces frais, je tiens un petit fichier Excel : 1 déplacement = 1 ligne = date, motif, lieu départ, lieu arrivée, nb total de kilomètres.

Et, toujours pour les déplacements pro, je me fait rembourser (ou paye directement sur la CB de l’entreprise) mes frais de repas. Pour les conditions de déductibilité, cf. ici : frais repas - §80 et suivants.

Pour la comptabilisation du temps passé au téléphone : pour ce que j’en sais, soit vous vous rémunérez (donc cotisations), soit vous ne vous rémunérez pas (pas de déduction).

Bernard2K · #40

Outre les excellentes réponses de carignan, vous trouverez de nombreuses informations sur internet sur comment établir une note de frais, ainsi que des modèles. Le plus simple est de se faire son propre tableur excel, c’est quand même pratique pour faire des multiplications et des additions.

Concernant la périodicité, c’est au choix : annuel, trimestriel, mensuel, voire à chaque déplacement si ceux-ci sont peu nombreux. Personnellement, je trouve que c’est le mensuel le plus pratique.

Vous trouverez des informations un peu plus détaillées ici : Note de frais du dirigeant d’une société à l’IS et barème kilométrique ?

Jeejee · #41

Parfait merci pour ces réponses très précise

Juste une chose doit-je donc réaliser le plein d’essence via la carte de ma SCI ou prendre à mes frais et indiquer a mon comptable la valeur selon les impôts de frais kilométrique ?

Aussi pour la restauration quand je réalise les travaux/visites… je prendre un repas de supermarché (repas salade) est-il possible d’intégrer un forfait ou doit récupérer la facture du repas des achat en magasin ?

Aussi à quelle distance est-il raisonnable de manger un repas de l’endroit des travaux ? (Sur la route est-il justifiable ?

Cordialement

Dernière modification par Jeejee (12/07/2021 12h42)

Bernard2K · #42

Jeejee, le 12/07/2021 a écrit :
Juste une chose doit-je donc réaliser le plein d’essence via la carte de ma SCI ou prendre à mes frais et indiquer a mon comptable la valeur selon les impôts de frais kilométrique ?

- Vous devez prendre à vos frais perso tout ce qui est inclus dans le forfait kilométrique : carburant et consommables, entretien, assurance.
- puis faire une note de frais. Ce n’est pas juste "indiquer au comptable" une "valeur". Une note de frais se termine par "certifie avoir engagé les dépenses ci-dessus dans l’intérêt de la société machin. Date, signature". C’est cela qui fait que c’est une pièce comptable de la société machin.

Aussi pour la restauration quand je réalise les travaux/visites… je prendre un repas de supermarché (repas salade) est-il possible d’intégrer un forfait ou doit récupérer la facture du repas des achat en magasin ?

Vous devez garder le ticket de caisse.
Le forfait n’est pas impossible, mais plus on a des justificatifs, mieux on se porte.
La bonne règle à se fixer est "pas de remboursement sans justificatif".

Aussi à quelle distance est-il raisonnable de manger un repas de l’endroit des travaux ? (Sur la route est-il justifiable ?

La règle est "dès lors que le déplacement remboursé fait que vous n’êtes pas chez vous à l’heure habituelle d’un repas". Autrement dit : si votre déplacement sur la journée vous ramène chez vous à 22h00, vous avez le droit de vous faire rembourser non seulement le repas du midi, mais aussi celui pris sur la route du retour.

Discussion	Réponses	Vues	Dernier message
Imposition de l'auto-entrepreneur au PFL vs IR au barème : attention !	8	3 607	25/03/2024 12h06 par durand18
Dirigeant de SAS : ouverture d'un PEE et intéressement ?	7	3 801	09/10/2018 19h57 par Politok
Comment optimiser les frais de "véhicule" lors du démarrage d'une société ? [ 1 2 ]	30	8 007	15/10/2021 12h19 par Bernard2K
PEA : rachat d'une PME non cotée par une société non française ?	6	1 761	18/04/2023 15h56 par hrld
Investissement dans une PME non côtée : PEA, en nom propre, via une société ?	2	1 882	25/11/2016 11h28 par maxlille
Comment optimiser la sortie de trésorerie d'une société soumise à l'IS ? [ 1 2 3 4 5 6 7 ]	169	49 508	22/03/2024 13h51 par Oblible
Quelle banque professionnelle pour une petite activité de société de conseil ? [ 1 2 3 ]	58	27 594	03/10/2024 23h17 par monpersylv

Note de frais du dirigeant d'une société à l'IS et barème kilométrique ?

#26 11/02/2021 10h54

serenitis, le 10/02/2021 a écrit :

1 #27 11/02/2021 11h45

2 #28 11/02/2021 12h47

#29 12/02/2021 10h31

1 #30 12/02/2021 11h17

#31 14/02/2021 10h59

#32 15/02/2021 08h47

Bofip a écrit :

bofip a écrit :

1 #33 15/02/2021 09h11

Gr1zzly, le 14/02/2021 a écrit :

#34 15/02/2021 09h34

Bernard2K a écrit :

#35 15/02/2021 15h37

Bernard2K, le 12/02/2021 a écrit :

#36 15/02/2021 16h25

Surin a écrit :

1 #37 19/04/2021 13h21

#38 12/07/2021 09h49

3 #39 12/07/2021 10h56

#40 12/07/2021 10h59

#41 12/07/2021 12h04

#42 13/07/2021 13h24

Jeejee, le 12/07/2021 a écrit :

Discussions peut-être similaires à “note de frais du dirigeant d'une société à l'is et barème kilométrique ?”

Pied de page des forums

Les investisseurs heureux (Devenir Rentier)