Comment gagner du temps dans sa gestion locative ?

Bonjour,

Me voila arriver au terme de la première année de gestion de mon premier investissement locatif, je n’ai pas fait dans le raisonnable pour mon premier projet, puisque le bien comprend 7 colocataires.

Tout se passe bien, mais au niveau de la conciliation vie professionnelle /vie de bailleur privée, si je ne m’en sors pas trop mal pour le moment, il y a beaucoup de choses à améliorer. Le but étant d’atteindre une trentaine de locataires sous les 5 ans, tout en conservant mon activité pro, je cherche à :

1.Optimiser
2.Automatisé
3.Digitalisé.

J’en ai bien besoin car j’ai un peu la tête dans le guidon en continu.

Je suis normalement à quelques mois de signer un acte de vente pour un autre projet de 3 lots (5 colocs, 2 colocs, 1 locataire en studio)

Ici je propose quelques pistes de travail, mes légères avancées pour le moment, que j’espère alimenter lorsque j’aurai de nouvelles idées, mais aussi profiter de l’expérience d’autre forumeurs. Certaines choses ne se prêtent qu’a la colocation, d’autres à tout type de bien.



Dans la partie digitalisation/optimisation.

1. logiciel de gestion locative.

Plusieurs posts traitent de ce sujet, j’utilise rentila, je n’en suis qu’a moitié satisfait, je n’ai peut être pas assez creusé, mais l’export des relevés de compte à l’air compliqué, et le fonctionnement n’a pas l’air adapté à la colocation.
Egalement, c’est à moi d’enregistrer le paiement de mes colocataires, certains logiciels permettent de synchroniser le compte bancaire de gestion du bien, et le logiciel repère automatiquement l’arrivée d’un loyer. Seulement il semblerait que ce procédé remettent en cause les conditions d’assurance de la banque en cas d’acte frauduleux sur les comptes bancaires… à vérifier.

2.Groupe privé facebook, pour communiquer avec mes colocataires.

Je créé un groupe privé par bien.

Pour les petites choses du quotidien ou les périodes de départ et arrivée. Ce mode de communication me permets un retour presque instantanée, contrairement à un mail, moins consulté dans certains cas. tous les interlocuteurs voient les réponses de chacun et c’est relativement ludique, en tout cas apprécié pour le moment.
Gérant 7 locataires sur ce bien, cela m’évite de rentrer les 7 contacts dans un destinataires de mail ou sms, voir de les appeler un par un.
je demande au locataires entrant de s’inviter au groupe et je supprime le sortant en tant qu’administrateur.

ex concret:

Etant dans le cas d’une colocation, je laisse les prétendants à l’entrée rencontrée les locataires (après sélection sur dossier) et c’est les locataires qui décident. j’organise donc la rencontre via la page facebook, en laissant le numéro du "prétendant" et ses créneaux horaires sur la page facebook.

De même pour le cas d’un artisan ayant une petite réparation à faire.

Egalement, n’ayant pas les clefs logement que je loue, quand un colocataire emménage, j’annonce sur le fil d’actu l’heure d’arrivée du colocataire et m’assure de la présence d’au moins un colocataire ou de l’endroit ou une clef sera cachée.

3.Communiquer avec l’administration fiscale:

Par exemple, les dates d’entrée et de sortie de mes colocataires (pour la taxe d’habitation), je n’envoie pas de courrier et procède par la messagerie électronique des impôts sur mon espace en ligne. c’est sécurisé, l’historique est conservé, et j’ai toujours une confirmation de prise en compte.


Dans la partie digitalisé/automatisation

1.Stocker et accéder à mes documents.

J’utilise icloud drive, qui depuis la mise à jour "sierra" sauvegarde automatiquement chaque document enregistré sur mon bureau, et dans le fichier document.

ça me permets d’avoir accès à tout depuis n’importe quel lieu ou support, je vais voir avec mon comptable si la fonction "partage" lui conviendrait, pour éviter de devoir lui amener un énorme classeur chaque année, surtout au vu de ses horaires d’ouverture.

2.Trier mes documents:

C’est une piste en cours, il existe des aspirateurs de pièces-jointes, bien pratique pour les factures reçues chaque mois en pièces-jointes.
Le but étant de repérer un email régulier via son expéditeur ou son objet, et sans ouvrir le mail, l’aspirateur de pièces jointes, range automatiquement la pièce jointe dans un dossier spécifié, sans action de ma part. Le dossier spécifié étant sur le bureau de mon mac, il apparaît donc automatiquement sur le cloud.

3.Signer les documents en ligne / à distance.

Fonctionnant avec un bail unique pour 7 colocataires, les avenants d’entrée et de sorties, ainsi que les états des lieux intermédiaires, doivent être signé page par page par chaque colocataire. l’état des lieux d’une maison meublée étant énorme et devant être signé entièrement à chaque fois, et ne pouvant jamais rassembler les 7 colocs, je mets souvent une semaine à récupérer l’ensemble. De même pour l’acte de cautionnement, j’ai abandonner l’idée de faire signer le document en mairie, souvent mal interprété par le cautionnaire. Je sais donc que devant un tribunal je peux être débouté. La signature électronique étant validé par les tribunaux (en fonction du choix du prestataire). C’est une solution sécurisée, et offrant un gain de temps non négligeable.

Je suis entrain de chercher le logiciel adéquat, je pense devoir passer sur du payant. Adobe, permets la signature en ligne, mais lorsqu’il y a plusieurs parties au contrat, c’est assez compliqué, il faut définir un ordre de signature, le contrat est envoyé par mail, à la première partie, et tant que la première partie n’a pas signé, la deuxième n’a pas accès au document, ce qui peut bloquer le processus.

Je cherche donc une solution en ligne ou le contrat est accessible par toutes les parties sans distinction d’ordre de signature.

Et vous quelles solutions pratiques utilisez-vous?

cdt

Mots-clés : cloud, logiciel, signature electronique