Bailleur : comment régulariser des charges locatives d'eau ?

bartpop · #1

Bonjour,
je pensais avoir tout compris lors de mon achat mais en fait je suis perdu, j’ai besoin d’aide pour la méthode de calcul des charges, voici mon cas:
j’ai acheté en Mai 2018 et était loué, il est parti le 1er Aout, aucun soucis le contrat était fait par les anciens propriétaires et demandait que le calcul de l’eau.

Ma nouvelle locataire est arrivé au 15 Aout, et vu que l’on reçoit le récapitulatif des charges en Juin par le syndic Nexity, j’ai reçu celui de 2017 en Juin 2018, et pour fixer sa provision sur charges, j’ai pris les charges locatives 2017 divisé par 12 (comprenant eau froide, eau chaude, chauffage et frais copropriété divers )

Elle prévoit de partir en Aout 2019, j’aurai donc reçu le récapitulatif 2018 en Juin. j’ai pensé à relevé les compteurs d’eau à son emménagement pour effectuer le prorata entre Aout et Décembre. Puis je relèverai le compteur à son départ en Aout pour savoir sa consommation de Janvier à Aout.

Mais comment je lui facture en fait? je veux dire pour le prorata entre Aout 2018 et Décembre 2018, si elle a consommé 3m cube d’eau, elle en a déjà payé sur son appel de provision… sur les 40€ il y a une partie d’eau… comment je dois faire exactement ?

merci les amis, désolé d’être bête un peu ça parait si simple pourtant

Mots-clés : calcul, charges, régularisation

Philippe30 · #2

Les régularisations de charges en copropriétés sont un cauchemar.

Elles sont souvent décalées par rapport à l’année civile donc c’est une grosse galère avec la TF qui est calée sur l’année civile.

Pour l’eau vous avez fait le relevé à l’entrée dans les lieux donc pas de soucis , il suffit ensuite de prendre le prix de l’eau fourni par le syndic sur le dernier décompte de charge reçu suite à l’AG.

Pour la TEOM , il faut faire au prorata avec l’avis de l’année précédente.

Pour les charges locatives , il faut se baser sur l’année précédente en faisant un prorata en fonction du temps de présence.

C’est toujours un calcul approximatif qui avantage toujours le locataire car les prix augmente toujours.

Vous faites
La somme des avances de charges payés par le locataire - la somme des charges imputables calculées = solde négatif ou positif

J’ai pas compris la dernière phrase concernant l’appel de provisions , c’est vous qui payez au syndic et vous refacturez suivant les consommations et les provisions sur charges versés par le locataire

bartpop · #3

Oui la somme perçues (provision sur charges) - la somme reel des charges après régularisation.
Je donne un exemple concret ( j’omet volontairement la TOEM, je parle uniquement charges de l’appartement )
la locataire paye 40€ d’avance de charge, soit pour une année Aout 2018 à Aout 2019 => 480€
je reçois la régularisation 2018 en Juin 2019, la régularisation comprends:
Eau froide
Eau chaude
chauffage
Frais copropriété divers

pour la partie Aout 2018 à Décembre 2018 grace à mes compteurs d’eau, je peux lui faire le prorata REEL
Pour le chauffage je n’ai pas le compteur, je fais donc un prorata approximatif: chauffage annuel/12 x5
Idem frais de copropriété

pour la partie de Janvier 2019 à Aout 2019, je relève les compteurs d’eau à son départ et Prorata REEL
mais pour le chauffage et frais de copropriété, je n’aurai pas la régularisation annuelle, je fais donc avec les chiffres de l’année précédent, et du coup c’est approximatif
si la locataire a chauffé HAUTEMENT entre Janvier et Aout, je ne le verrai qu’à la régularisation annuelle de Juin 2020

rom292 · #4

Vous parlez surtout de l’eau mais il y a toutes les charges locatives.

Dans les fait : vers Juin 2019 vous allez recevoir le détail des charges 2018. Vous pourrez alors faire la régularisation pour l’année 2018, au prorata de l’occupation de votre locataire.

Vers Juin 2020, vous recevrez le détail des charges 2019, vous pourrez alors faire la régularisation pour l’année 2019 (un an après qu’elle soit partie, mais c’est ainsi…)
A noter que si vous avez des craintes sur le fait que les provisions pour charges ne soient pas suffisantes, vous avez la possibilité de conserver jusqu’à 20 % du dépôt de garantie dans l’attente de la régularisation annuelle des charges.

Philippe30 · #5

Il y a des compteurs pour l’eau chaude et le chauffage ?
Si oui alors il faut les relever comme pour l’eau froide

Si la chauffage est commun sans compteur alors c’est une répartition au millièmes détenus et dans ce cas vous ne pouvez rien calculer , normalement il y a des compteurs maintenant mais est-ce bien fiable ?

Pour l’eau chaude , si c’est commun il y a forcement des compteurs

Pour les charges de copropriétés liés aux tantièmes des parties communes , ça ne change pas beaucoup d’une année sur l’autre.

Il faut repartir de toute manière du dernier décompte de charge pour faire les calculs

C’est forcement approximatif et cela doit toujours être à l’avantage du locataire question de déontologie et pour éviter tous risques ensuite
Le locataire est en droit de demander une copie des documents pendant un mois après la régularisation par contre les copies sont à sa charge.

Faites un fichier Excel pour le calcul

Si le locataire vous doit quelques euros faites lui une remise gracieuse c’est toujours bon pour le commerce

bartpop · #6

Oui, il y a bien un compte pour eau froide et eau chaude, comme je l’ai cité plus haut
pour le chauffage, je ne sais pas au final, l’ancien propriétaire ne m’a rien dit et je n’ai rien vu, il me semble qu’il y a un compteur mais dans une armoire dans les parties communes.

Au final j’avais bien compris la régularisation, si on veut être vraiment pointilleux, il faudrait attendre la régularisation l’année suivante comme l’a dit rom292 pour avoir les chiffres exact, mais sur un studio comme moi, ça reste très léger les variations.

Merci à tous

Canyonneur75 · #7

Bonjour,

1 - Vous allez faire 2 répartitions, une en juillet 2019 pour les charges locatives 2018, une en juillet 2020 pour les charges locatives 2019 après réception des documents du syndic.

2 - Pour 2018, vous allez devoir répartir prorata temporis les charges locatives (chauffage et charges générales) entre vous (1er janvier - 14 août) et la locataire (15 août - 31 décembre). (vous ne paierez pour la période avant l’achat que la différence entre les charges réelles et les provisions versées par l’ancien propriétaire).

3 - Pour 2019, vous allez devoir répartir les charges locatives prorata temporis entre les différents locataires et vous s’il y a une période de vacance locative.

4 - Pour l’eau c’est plus compliqué, car la date de relevé des compteurs servant de base à la répartition entre les différents copropriétaires n’est pas forcément le 1er janvier !
Le plus simple est à mon sens :
- de faire un relevé des index le jour du départ du locataire
- de déduire ses consommations entre aout 2018 et aout 2019
- de répartir proprata temporis en 2018 et 2019 chaque consommation
- de déduire du relevé 2018 le cout d’un m3 d’eau froide et d’un m3 d’eau chaude pour 2018 (prix total divisé par la consommation communiquée par le syndic)
- d’obtenir le cout des consommations 2018 à ajouter aux charges 2018 (nb de m3 * prix du m3)
- de déduire du relevé 2019 le cout d’un m3 d’eau froide et d’un m3 d’eau chaude pour 2019
- d’obtenir le cout des consommations 2019 à ajouter aux charges 2019

5 - Régularisation 2018 : à faire au départ du locataire
charges + conso eau - provisions versées en 2018

6 - Régularisation 2019 : à faire à réception du relevé 2019
charges + conso eau - provisions versées en 2019

7 - Vous pouvez demander un complément de provision au locataire si les charges locatives ont fortement augmenté entre 2017 et 2018

8 - Vous pouvez conserver 20 % du dépôt de garantie pour couvrir un dépassement des provisions jusqu’à la régularisation des comptes (source)

9 - Vous pouvez vérifier si les frais de chauffage sont en fonction des consommation au réel ou suivant les tantièmes de charges chauffage en comparant les bases de répartition des frais de chauffage sur le relevé et les tantièmes affectés en charges chauffage à votre lot dans le règlement de copropriété.

J’espère avoir été clair !

Canyonneur

Edit : nombreux points concordants avec les derniers messages

Dernière modification par Canyonneur75 (30/01/2019 19h12)

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