Note de frais du dirigeant d'une société à l'IS et barème kilométrique ?

Bonjour,

le sujet de la "bagnole" étant un des préférés de l’administration fiscale vous rendant visite car rarement dans les clous, je me permets quelques suggestions d’expérience sur le sujet :

pour le dirigeant lui-même, vous êtes limité à 07 cv (06 dans la version initiale, merci mr Hollande de cette idée de génie !)

vous avez bien résumé l’usine à gaz des IK : perso, garder un agenda et des justifs… j’ai mieux à faire pour en gros 3ke d’enjeu par an sur 5000 bornes….laissant beaucoup moins de bénéfice perso au final

charité bien ordonnée commençant par soi-même,  je préfère passer la voiture de tourisme sur la boite avec toutes les dépenses afférentes et payer un av nat (le gros de 12% ne demandant pas de justif sur les week-end) en achat occasion récente le plus proche possible des 20.3 ke pour une hybride actuelle et non en leasing sur du neuf surpayé..

faites vos calculs, mais les miens m’ont fait choisir cette solution simple assez vite en comparaison.

Si vous ne faites pas de grands trajets régulièrement, la Tesla model 3 de base avec son nouveau prix revenant en perso à 31 ke avec la prime cumule de sacrés avantages versus mon choix à moi…

Bernard2K a écrit :

2) Passage au-delà des 5000 km par an.

Je peux vous donner la recommandation de mon cabinet comptable pour les salariés de ma TPE.

Toutes les notes de frais mensuelles sont faites avec le barème correspondant à une estimation très large des frais kilométriques annuels, par exemple 15 000 km sur l’année.

Ensuite, pour la dernière note de frais du mois de décembre, il y a une régulation éventuelle avec le bon barème en fonction du kilométrage réellement effectué.

Idem, j’ai pris une voiture hybride ( pas de TVS ) au nom de la société et choisi le forfait plutôt que le réel, ainsi tous les frais sont pris en charger par la société que ce soit en usage pro ou perso ( entretien, carburant … ).

Comme vous le savez, on amortit différemment selon le Co2 du véhicule (mention v7 carte grise) : attention 2 normes d’évaluation (wltp et ndec) cohabitent en ce moment pour le co2, ce qui complexifie inutilement à mon sens un truc déjà imbuvable de base :

9900 € sur un véhicule polluant…vite prohibitif
18300€ véhicule si 60g<co2<155g
20300€ de 20 à 59g …en gros une hybride récente pour faire simple
30000€ si moins de 20g …une Electrique
A noter sur les électriques que plusieurs constructeurs proposent une facture à part pour la batterie, ce qui permet sur le papier d’amortir 2 fois en quelque sorte : 30 ke sur la voiture et 35 sur la batterie de mémoire (j’ai eu une prop sur un taycan rendu ainsi très attractif ) mon EC m’a mis en garde car risque de remise en cause du double amortissement…

Pour la TVS, depuis en gros 5 ans le coût du gramme selon les tranches augmente lentement mais sûrement, ce qui rend le vieux diesel hors jeu et pousse sur hybride : raison de plus…

Je vous soumets un autre point qui me semble presque trop beau pour être vrai : j’ai assisté comme chaque année à une présentation résumée loi de finances 2021 ou les entreprises semblent bénéficier d’un régime de report IS indéfini des PV sur VNC des reventes d’immo : en gros cela voudrait dire qu’en revendant une voiture amortie on ne paierait plus d’IS sur la PV…si cela est confirmé, il y a de quoi renouveler beaucoup de choses dans une liste d’immo, à commencer par les voitures, en souscrivant des PGE pour financer le neuf par exemple ! 😆

Bernard2K a écrit :

Ce que je ne comprends pas, c’est "le plus proche possible des 20.3 ke" : à quoi correspond cette limite ?

Et, quand vous citez hybride ou électrique, c’est dans le but d’échapper à la TVS ?

C’est pour la réintégration fiscale.

La réintégration fiscale pour l’achat d’un véhicule de tourisme

Bernard2K a écrit :

- certains semblent dire qu’il n’y a pas d’avantage en nature si utilisation du véhicule utilitaire le soir et les week-ends, mais ça me semble un peu fort de café. Si on ne dispose pas d’un autre véhicule, et que cet utilitaire roule tous les week-ends à titre perso, je suppose qu’on risque le redressement fiscal et social sur l’avantage en nature, et peut-être même une procédure pour abus de biens sociaux.

C’est bien ça ?

Nos prédécesseurs avaient eu le soucis, uniquement un berlingo en utilitaire, risque de redressement car pas de voiture ’perso’, par contre ils avaient fini par opter par cette voiture pour la société, et des motos en véhicules perso, même si l’utilitaire était quelque fois utilisé en perso, le fait d’avoir un véhicule ’alternatif’ évite le redressement fiscal.
Avoir uniquement un véhicule utilitaire ça semble compliqué à justifier.

Clairement l’utilitaire est plus intéressant fiscalement, rien que pour la récupération de la tva…

Je reviens sur ce point :

InvestisseurHeureux a écrit :

Toutes les notes de frais mensuelles sont faites avec le barème correspondant à une estimation très large des frais kilométriques annuels, par exemple 15 000 km sur l’année.

Ensuite, pour la dernière note de frais du mois de décembre, il y a une régulation éventuelle avec le bon barème en fonction du kilométrage réellement effectué.

Merci pour l’explication. Effectivement, ça fonctionne. Je crois que c’est une méthode qui est souvent appliquée en entreprise. Je vois deux inconvénients à cette méthode :
- le besoin d’une régularisation annuelle.
- pour le salarié, le fait qu’on risque de lui rembourser sur une base trop basse, et qu’on ne lui donnera le complément qu’à la fin de l’année, ce qui va le faire râler, parce que la tréso est dans l’entreprise, et pas chez lui.
Supposons par exemple un salarié qui a fait l’année précédente 15000 km. On détermine donc une IK équivalente de 0,37 € (c’est le cas pour 15000 km avec une 4CV au barème 2020, j’ai calculé).
Or, début 2020, il fait 5000 km en 4 mois, puis cesse de faire des notes de frais fin avril. (Raisons possibles : arrêt de travail pour cause de maladie ; poste dont les besoins de déplacements sont extrêmement variables ; même poste mais organisation sans déplacement (cause covid par exemple), changement de poste sur un poste qui ne nécessite pas de déplacements et qu’on lui a présenté comme une promotion, etc.)
Résultat : à fin avril, on lui a remboursé 5000 * 0,37 € = 1850€. On lui devait en fait 5000 * 0,523 = 2615 €. Il y a quasiment 800 € qu’il va attendre pendant 8 mois.
Le problème de cette méthode, c’est qu’on fait une hypothèse sur des déplacements "standard", par exemple 15000 km, alors que, par définition, on ne connaît pas le futur, et il est donc impossible de prédire combien ce salarié-là va encore se déplacer sur le reste de l’année.
J’ai déjà eu des salariés très chiants sur l’utilisation du véhicule perso, comme quoi l’IK couvrait pas suffisamment les frais, qu’ils ne voulaient pas mettre autant de km sur leur véhicule, etc. au point que ça s’est fini avec des locations de véhicules pour leur éviter de prendre leur véhicule perso. Je trouve qu’il n’est donc pas nécessaire d’alimenter un risque de bronca avec des défraiements sous-évalués.
La beauté de la méthode proposée par le magazine  Paccioli, c’est qu’à chaque fin de mois, on a remboursé le salarié pour l’ensemble des kilomètres parcourus depuis le début de l’année, en appliquant exactement le barème, à l’euro près. Il peut arrêter de se déplacer du jour au lendemain, à n’importe quel moment de l’année, on lui a déjà payé exactement ce qu’on lui doit, à l’euro près.
L’inconvénient évident de la méthode Paccioli, c’est qu’on a au début de l’année quelques mois à fort remboursements (tant que les salariés n’ont pas atteint 5000 km), et ensuite des remboursements qui diminuent. Ca veut dire effort de trésorerie pour l’entreprise en début d’année ; et ça veut dire des salariés qui râlent ensuite parce qu’ils voient leurs défraiements baisser. Mais en leur expliquant la raison et en leur disant "Vous préférez recevoir davantage de sous en début d’année, ou bien qu’on vous les retienne jusqu’à la fin de l’année ? C’est long d’attendre janvier de l’année suivante pour recevoir la "régularisation"…", ils devraient comprendre que cette méthode est en fait à leur avantage.

Si on a la méthode que vous exposez, je ne dis pas qu’il faut changer de méthode. Elle est très bien, elle fonctionne. Je dis que, lorsqu’on peut mettre en place la méthode Paccioli sans inconvénient, c’est une méthode qui présente des avantages et qui est particulièrement bien adaptée si on a des salariés dont la quantité de déplacement annuel est appelée à varier beaucoup.

serenitis a écrit :

A noter une fausse bonne idée que j’ai croisée : un collègue ayant peine à revendre ses Clio VU avait acquis les suivantes en VP puis fait reposer le kit de transfo origine avec démonte sièges AR et ceintures avec facture au garage : de fait, il pensait être dans les clous en utilisant le cadre du VU puisque techniquement identique : sa déclaration de TVS à sonné faux au SIE …qui est venu pour un contrôle qui lui a coûté cher (delta tva, av nat, la totale…)

Bonjour,

Avez-vous des informations plus officielles sur ce point ?

Je suis actuellement dans ce cas de figure. Je transforme un VP en VU avec forcément la carte grise qui le prouve. Tout çà se fait dans la concession. A la fin du leasing, re-transformation VU en VP. Le constructeur commercialise cette solution depuis toujours (s’il n’y avait pas d’intérêt fiscal, ce kit transfo n’aurait pas de sens). Et mes comptables n’ont pas de contre-indication. L’inconvénient de ne pas avoir de places arrières est quand-même handicapant, mais c’est le jeu. Si un VP transformé VU = VP TVS, alors aucun intérêt de se priver des places arrières et de commercialiser ce kit transfo.

File intéressante.

Vous semblez écarter l’éventualité du leasing ?

À chaque fois que je regarde le leasing je trouve ça très cher et quand je regarde autour de moi je me dis que c’est un moyen pour les gogos de s’offrir une voiture qu’ils n’ont pas les moyens d’acheter.

Par contre sur la société, je me posais la question, parceque la totalité du loyer passe en charge (contrairement à un crédit où le capital amortit est soumis à l’IS), que les électriques /hybrides esquivent la TVS, et que si le leasing a un coût c’est un moyen d’obtenir la voiture sans sortir le cash.

Avez vous un avis sur ces leasing sur la société ? J’ai vu des leasings sur de l’occasion qui semblent bien moins cher….
Et je le disais que c’était peut-être une solution immédiate pour faire la transition dans l’attente de l’élargissement de l’offre des constructeurs automobiles (la Tesla c’est sympa mais 50k€ dans une caisse c’est très au dessus de ce que je suis prêt à mettre dans un truc qui m’indiffère autant)

Serenetis,

Merci pour vos précisions.

Je me suis renseigné également de mon côté. Apparemment, un VP transformé VU est (pour combien de temps?) considéré comme VU et donc, à ce titre, bénéficie d’une exonération TVA, TVS, Malus… Mais il faut que la carte grise mentionne les bonnes informations :

[url=https://www.leboncomptable.com/guides/impots/tva/tva-deductible-vehicule/#La_TVA_est-elle_recuperable_lors_de_lacquisition_dune_voiture_particuliere_transformee_en_vehicule_utilitaire]SOURCE ICI[/url] a écrit :

La TVA est-elle récupérable lors de l’acquisition d’une voiture particulière transformée en véhicule utilitaire ?

Oui si le véhicule ne comporte que deux places. Les véhicules automobiles qui sont transformés en véhicules utilitaires ont une carte grise avec un champ J1 égal à “CTTE” et un champ J3 égal à “DERIV VP”.

Cependant, l’administration fiscale n’autorise la déductibilité de la TVA pour les véhicules transformés qui n’ont que 2 places assises (Bulletin Officiel des Impôts du 01/02/2017 – Alinéa 20). Il faudra donc, en plus des champs J1 et J3, allez voir sur votre carte grise le champ “S1” (le champ S1 précise le nombre de places assises).

Pour une voiture particulière transformée en véhicule utilitaire, la TVA sera donc déductible si le champ “S1” de ce véhicule est égal à 2.

Appréciation confirmée par une Cour Administrative en 2017

Pour la TVS, j’ai un doute sur son exonération suite à ce jugement. Mais je crois comprendre que la carte grise mentionnait catégorie N1 (au lieu de M1 pour ma Peugeot 308). Toujours est-il que beaucoup d’autres sites internet indiquent que VP transformé VU sont bien exonérés de TVS.

Je n’aurais pas pensé que l’employeur puisse imposer l’usage du véhicule personnel, mais si, ça peut être prévu par le contrat de travail (à condition de ne pas être contradictoire avec la convention collective) et l’absence de véhicule personnel est alors un motif de licenciement. obligation contractuelle de posséder un véhicule - Avocat droit du travail
Idem pour le permis : si prévu contractuellement et le permis est indispensable pour travailler, la perte du permis peut justifier le licenciement. Néanmoins, ce n’est pas évident : cf cette jurisprudence, qui concerne pourtant un chauffeur, mais dans le cas présent, la convention collective prévoyait que la perte du permis n’entraînait pas le licenciement et de plus le permis avait été perdu durant la vie privée : Faits de la vie privée et licenciement - Avocat droit du travail

Sur le fait de fixer le niveau de défraiement inférieur au barème fiscal, j’ai la même remarque que xazh ; attention à ce que ce niveau soit suffisant pour couvrir les frais. Or, le fisc nous dit que c’est ce niveau-là qui indemnise du coût d’utiliser un véhicule (puisque ce barème sert avant tout à déterminer le coût des déplacements dans le régime de déduction des frais réels du revenu imposable) ; le juge pourrait juger de même qu’un remboursement nettement inférieur à ce niveau-là ne couvre pas correctement le coût d’usage du véhicule personnel par le salarié. En pratique, le barème fiscal me semble un bon compromis pour tout le monde.

xazh : excellentes remarques sur l’assurance. Effectivement, un véhicule perso est assuré pour les déplacements personnels, on peut transporter des tiers, et on peut prêter le volant (avec une éventuelle franchise).

Les contrats d’assurance pro ont effectivement des limitations qui semblent parfois ubuesques. Or, dans le cas d’un véhicule de fonction (et non pas de service), le but est quand même de pouvoir l’utiliser librement dans sa vie privée, donc il faut vérifier que le contrat d’assurance permet tous ces usages.

A propos du carnet de déplacement : si vous avez un téléphone portable, vous avez un ""pisteur GPS" intégré. Quand on utilise la "Google Maps Timeline", c’est impressionnant de précision : "Ah tiens, je n’ai pas bougé de chez moi ce jour. Ah oui, le lendemain, je suis allé acheté des fournitures au magasin de bricolage". Google arrive même, en fonction de votre vitesse de déplacement, à séparer les déplacements à pied, en voiture et en vélo ! Je suppose qu’Apple a le même service et la même précision… avec l’avantage que ces informations sont sans doute vraiment privées chez Apple. Je ne sais pas dans quelle mesure un contrôleur des Impôts ou de l’Ursaff acceptera cela comme "preuve".

Sur le VU, serenitis, vous écrivez "je serai catégorique par contre : absolument aucun avantage n’est dû sur un VU quel que soit le contexte, voiture perso ou non en plus et utilisation le week end" : là, je ne suis pas d’accord. Par définition, l’usage personnel d’un actif appartenant à la société est un abus de bien social. Si l’abus est flagrant, du genre "clientèle locale donc 5000 km par an nécessaires, mais le VU prend 50000 km par an car le dirigeant adore faire du tourisme avec", on prend forcément un risque.

Une remarque que je me faisais sur le véhicule de fonction et sur l’avantage en nature de 12 % du prix d’achat, qui couvre l’usage privé du véhicule : pour que ça soit intéressant, encore faut-il avoir un usage privé, donc encore faut-il avoir une vie privée ! Pour certains dirigeants qui bossent tout le temps, qui font 60000 km (ou plus) par an pour l’entreprise, et presqu’aucun déplacement pour eux-mêmes, l’avantage en nature n’est sans doute pas rentable. Pour d’autres qui travaillent en local donc font seulement 5000 ou 10000 km par an pour l’entreprise et ont réussi par ailleurs à se ménager une vie privée bien remplie et qui comporte de nombreux déplacements, c’est plus intéressant !

En tout cas, pour le moment, le système d’indemnité kilométrique avec véhicules perso correspond très bien à mon besoin, mais je note soigneusement les autres possibilités, pour l’avenir.

Dernière modification par Bernard2K (11/02/2021 09h46)

En précision, pour les chefs d’entreprise qui souhaitent faire payer la VU ou la VP par la société, pensez également au cout fiscal de la plus-value à la revente. Ex : La voiture est conservée 5 ans et est complètement amortie. Vous la vendez 10.000€. Cette somme représente une plus-value imposée au niveau de l’entreprise. L’avantage comptable de l’amortissement étalé sur 5 ans doit être "remboursé" sur un seul exercice; autant minimiser cette plus-value.

Pour ma part, mon VU en crédit bail, je mets une valeur résiduelle (montant de rachat à la fin du contrat) = valeur estimée de revente. Comme çà, pas de plus-value. La mensualité est certes plus faible mais je ne dois pas payer en one-shot une imposition supplémentaire à la revente.

En achat par crédit, il faudrait vendre la voiture lorsque les amortissements = valeur de revente.