Outils de pilotage de ses objectifs : SWOT, Balanced Scorecard…

Bonjour à tous,

Je me permets de créer ce nouveau topic car je travaille depuis quelque temps sur mes outils de pilotage et de suivi de mes objectifs.
J’ai basé ce pilotage sur les outils que l’on utilise dans mon entreprise en les adaptant un peu à ma situation personnelle.

En préambule, nous définissons nos objectifs via la méthode SMART. Cela nous permet d’avoir un objectif réaliste et atteignable avec une échéance.

Nous allons ici voir trois des outils que nous utilisons pour suivre et piloter nos objectifs.

1/ Le SWOT

Le SWOT, quèsaco ?

Le SWOT est l’anagramme de Strengths (Forces), Weaknesses (Faiblesses), Opportunities (Opportunités) et Threats (Menaces).

Cet outil a pour but d’identifier vos forces et faiblesses en lien avec votre projet. En toute transparence, vous saurez alors les parties que vous maitrisez et celles où il faudra porter une attention particulière voire qu’il faudra sous-traiter.

Il sert également à repérer les éléments extérieurs à votre projet qui pourraient :

- L’accélérer au travers d’opportunités ou alors,
- Le retarder voire le mettre en péril du fait de menaces.
Voilà d’ailleurs la partie la plus compliquée du SWOT, car elle demande de connaître l’influence des éléments extérieurs sur votre projet.

Pourtant, il est primordial d’essayer de remplir ce tableau au mieux. Les chances de profiter d’une opportunité sans savoir qu’elle existe sont assez faibles. Et le proverbe “la chance sourit au audacieux” implique qu’il faut avoir l’audace de tenter et donc savoir qu’il y a quelque chose à tenter.

À l’inverse, comment se prémunir d’une menace sans savoir que c’en est une ? Or pour faire avancer votre projet et éviter de finir dans le mur en cours de route, vous aurez besoin de contrer ces menaces. Même si cela prend souvent du temps et de l’énergie. Il est donc important de faire la part des choses entre une menace mineure ou majeure, mais également de les pondérer par la probabilité de réalisation. Car si vous passez tout votre temps et votre énergie pour des menaces qui auraient un impact mineur sur votre projet ou alors qui n’ont quasiment aucune chance d’apparaître, dans ce cas vous ne finirez jamais votre projet (et vous pourrez ajouter dans la colonne faiblesse : mauvaise gestion des priorités et du risque).

À quoi ressemble un SWOT ?

LE SWOT est représenté sous forme de tableau comportant 2 lignes et 2 colonnes soit 4 cases : une case pour chaque élément à suivre.

Ci-dessous l’exemple de notre SWOT effectué en janvier 2022 pour préparer l’année, à la suite du bilan de 2021.



En complément
Pour approfondir la partie “menaces”, il est intéressant d’aller plus loin dans l’analyse. Après avoir déterminé les menaces qui pourraient survenir et empêcher le bon déroulement de votre projet vers votre objectif, définissez leur degré d’importance et la probabilité de leur réalisation. Ensuite, demandez-vous quelles actions vous pourriez mettre en place pour prévenir cette menace, et celles à faire si la menace se réalise effectivement.

2/ La Balanced SCORECARD

La “Balanced SCORECARD » (résumée en scorecard dans cet article et traduite par tableau de bord prospectif ou encore tableau de bord équilibré en français) est une méthode normalement dédiée aux entreprises afin de mesurer leur activité.

Elle a été développée en 1992 par Robert S. Kaplan (professeur à la “Harvard business School ») et David Norton (consultant).

C’est un outil pratique que nous avons détourné afin de répondre à de la gestion d’objectifs.

C’est votre feuille de route de l’année, votre guide qui traduit votre cible de l’année en termes concrets. Dans votre planning, vous avez fragmenté votre objectif initial en fonction de la durée de ce dernier. Vous avez maintenant une cible à atteindre pour l’année à venir. Vous devez donc mettre en place des actions pour atteindre cet objectif sur chaque catégorie de votre projet.

Comme la méthode initiale, nous suivons 4 catégories importantes :

- La gestion
- Les investissements
- Les activités professionnelles
- Le développement personnel

Vous pouvez bien sûr adapter ces catégories en fonction de votre objectif (mais sur les différents objectifs que nous avons pilotés à ce jour, ces quatre catégories ont toujours été valables).

La gestion :

Devez-vous mettre en place une gestion particulière pour tenir votre objectif de l’année ? Devez-vous modifier votre gestion en cours ?

Vous pourriez envisager par exemple de modifier la gestion mensuelle de vos finances pour réduire vos dépenses afin de gagner de la capacité d’investissement.

Vous pourriez aussi modifier la gestion de votre temps libre en remplaçant une activité par une autre activité en lien avec vos objectifs de l’année.

Les investissements :

Votre stratégie d’investissement permet-elle d’atteindre votre objectif ? Sinon, faut-il renforcer une position ? Ou commencer à se diversifier ? Ou faut-il à l’inverse réduire un peu la voilure afin de pouvoir remonter votre épargne de sécurité ou encore de vous payer une formation ayant un coût important ?

Les investissements que vous allez faire durant l’année doivent vous permettre d’avancer vers votre objectif.

Les activités professionnelles :

Votre activité actuelle vous permet-elle d’atteindre votre objectif ? Sinon, pouvez-vous changer quelque chose dans ce sens ? Ou encore développer une nouvelle activité ?

Apprentissage :

L’apprentissage est un peu la résultante des éléments précédents. Plus vous multipliez les catégories à suivre, plus vous aurez des besoins d’apprentissage et de formation pour pouvoir les suivre, les piloter, être moteur dans leur développement.

Afin d’illustrer tout cela, vous trouverez ci-dessous notre tableau fait en début d’année et actualisé à la fin du trimestre 1. En ce début d’année, nous avons eu une longue réflexion sur la diversification / dispersion, nous avons changé nos choix en conséquence. Ainsi, de nombreux points sont en standby ou annulés. Nous en conservons la trace pour les années à venir.

3/ Le tableur : un outil de suivi surpuissant !

Il existe de nombreux logiciels permettant de suivre un peu tout et n’importe quoi.

Mais celui que nous apprécions particulièrement est le tableur. Plusieurs raisons à cela :

C’est un outil facile à prendre en main : il existe une multitude de tutoriels sur internet pour vous permettre de progresser et améliorer vos tableaux de suivi,
Il est flexible : il s’adapte à tous les types de projets, permet de suivre ce que l’on souhaite. Donc pas besoin de cumuler une application pour les objectifs, une pour les finances…
Il est complet ! Formules simples, complexes, graphiques en barres, camemberts, courbes de tendances… Vous pouvez à peu près tout faire avec un tableur !
Une fois que vous connaîtrez quelques formules, les graphes et les courbes, vous pourrez répondre à vos besoins en parfaite autonomie.

Le leader du domaine est Excel. Cependant, il a un coût. Vous pouvez tout à fait utiliser LibreOffice qui fonctionne parfaitement et répond également à tous les besoins.

Il est à noter que les personnes ayant un compte Google ont accès à Google Sheet, lui-même très complet.

Sur ce support tableur, vous pourrez regrouper vos :

- Scorecard,
- SWOT,
- Calendrier / planning,
- Liste d’idées à creuser,
- Indicateurs

Le planning

Le planning est crucial !

Vous devez essayer de vous projeter dans le temps en partant de votre objectif et en le fragmentant sur la durée de votre projet. Ici, les jalons doivent être en lien direct avec votre objectif.

Attention, il ne faut pas confondre avec les actions à réaliser pour atteindre ces jalons qui sont dans votre scorecard.

Ci-dessous un exemple. Vous avez besoin de 10 k€ sur 5 ans. Si vous avez une approche linéaire (exemple création d’une épargne de précaution pour laquelle vous versez la même somme tous les mois) dans ce cas vous obtiendrez le tableau ci-dessous:



Vous avez divisé votre objectif par la durée du projet.

Si à l’inverse la progression n’est pas linéaire, dans ce cas vous devrez estimer au mieux les variations dans le temps. Le champ remarque est d’autant plus utile dans ce cas, car vous pourrez y inscrire les hypothèses prises pour la simulation.

Ci-dessous un exemple simplifié sur un budget de 1 M€ qui prend en compte une évolution en 2027 mais également une estimation des intérêts composés. On migre petit à petit d’une base de 3 ans pour capitaliser 100 k€ à une base de 2 ans relativement pessimiste sur les dernières années (donc les dates seront à affiner au fur et à mesure du temps).



Vous l’aurez remarqué, cet exemple correspond quasiment à notre objectif qui est fixé en 2040 (on vise même 2038) avec un budget de 700 k€ minimum et 1 M€ dans l’idéal.

Maintenant que vous avez votre objectif de l’année, il faut maintenant mettre des actions en place pour l’atteindre. C’est ici qu’entre en jeu la scorecard dans laquelle vous mettez des actions concrètes avec des jalons pour tenir vos objectifs.

Un planning (couplé à la scorecard) est une arme redoutable contre la procrastination. Une fois que les éléments sont datés (vous avez estimé que c’était faisable), plus d’excuses pour reculer les échéances !

Ce planning doit être vivant et s’actualiser au fur et à mesure des avancements des divers éléments que vous suivez.

N’hésitez pas à l’afficher un peu partout chez vous, afin de ne pas louper des éléments juste parce que ce fichier est stocké quelque part sur votre ordinateur.

Les idées à creuser

Il est important de conserver une trace de chaque idée qui vous passe par la tête. Quoi qu’il arrive, n’attendez pas et notez la quelque part. Il est très dangereux de faire confiance à sa mémoire dans ce genre de situation et ensuite de passer des heures à tenter de retrouver l’idée perdue. Envoyez-vous un sms, un email, notez le sur un carnet (car vous avez toujours un carnet sur vous, n’est-ce pas ?), sur une feuille volante ou encore une serviette de table. L’objectif est de conserver cette idée suffisamment longtemps pour la recopier dans votre liste de choses à faire un jour.

Attention, ces nouvelles idées ne doivent pas vous disperser de votre objectif initial. Il est parfois dangereux de se laisser distraire par une nouvelle idée et d’avoir envie de travailler dessus. C’est la cause de la quasi-totalité des échecs d’atteinte d’objectif moyen et long terme. Il y a toujours une phase où rien ne bouge et où l’attrait pour cet objectif peut diminuer. Si vous vous arrêtez à cette période et que vous basculez sur un nouveau projet, tous les efforts effectués seront perdus.

Donc notez ces idées et regardez s’il est pertinent de les inclure lors des bilans d’avancement.

Les indicateurs

Quels sont les indicateurs à suivre ?
Cela dépend évidemment de la nature de vos objectifs. Les plus courant sont :

- Le pourcentage d’avancement global,
- Le pourcentage d’avancement de chaque sous-objectif, de chaque cible de la scorecard,
- Les courbes d’avancement des éléments qui évoluent dans le temps. Cela permet de faire des courbes de tendance et ainsi de pouvoir estimer l’évolution dans le temps de cet élément.
Comment organiser les données ?
Il est conseillé de multiplier les pages sans trop en faire non plus. Vous pouvez par exemple avoir des pages pour :

Le récapitulatif de tous les éléments à suivre. C’est ici qu’il y aura les graphes, les courbes, les pourcentages, les mises en couleur automatique rouge / orange/ vert, la scorecard de l’année en cours, le SWOT actualisé,
La base de données (BDD). Ici, vous stockerez toutes les données des éléments nécessaires pour tracer les courbes, graphes, etc,
Votre liste des idées à creuser un jour,
Les archives où vous pouvez conserver les anciens SWOT, les anciennes scorecard etc…,
Votre planning / calendrier.
Bien entendu, ce ne sont que des exemples, mais pour commencer c’est une approche assez robuste qui s’adapte à quasiment toutes les situations. Il est recommandé par la suite de faire une page base de données pour chaque catégorie de données à suivre, cela permet d’avoir des filtres de meilleurs qualités et de ne pas tout mélanger lors des mises à jour.

Quand piloter ses objectifs ?

Cette section s’applique particulièrement aux objectifs moyen et longue durée. C’est-à-dire de 1 an à plusieurs années voir décennies. En effet, les objectifs dont la durée est inférieure à un an demandent un suivi quasi continu du fait que chaque jour représente une proportion importante du délai total de l’objectif.

Un audit annuel

Un audit est un contrôle poussé de tous les aspects de votre objectif. Vous devez ici contrôler :

Le SWOT : faites le bilan de votre situation. Avez-vous de nouvelles forces ? Avez-vous des faiblesses ou identifiez-vous de nouvelles faiblesses ? Vos opportunités se sont-elles concrétisées, en avez-vous de nouvelles ? Avez-vous contré certaines menaces, de nouvelles sont elles apparues ?
Scordcard : les cibles sont-elles atteintes ? Si non, faut-il les reconduire pour l’année à venir ou ne sont-elles plus pertinentes ? En plus des cibles potentiellement reconduites, vous devrez définir vos nouvelles cibles pour l’année à venir
Votre tableur : vous avez maintenant en votre possession un tableur avec la possibilité de multiplier les courbes, les graphiques, les statistiques. Regardez les tendances qui en ressortent. Vos objectifs en pourcentage sont-ils atteints ? Sinon, comment pourriez-vous travailler dessus ? Essayez d’extraire les courbes de tendance de vos données afin de pouvoir vous projeter dans le temps et voir si vos actions vous permettent d’atteindre vos objectifs. Vous explosez vos prévisions ? Essayez d’identifier le pourquoi. Avez-vous sous-estimé vos capacités ? Ou est-ce dû à une opportunité qui s’est concrétisée ? À l’inverse, vous êtes loin de vos objectifs, est-ce dû à une menace qui vous a ralenti ? L’aviez-vous anticipée ?
Vos idées : en un an, vous pourriez avoir une certaine quantité d’idées en stock. C’est LE moment de les ausculter de prêt et de savoir s’il faut les intégrer ou non à votre scordcard.
La sous-traitance , les actions déléguées : il est possible que pour atteindre vos objectifs, vous déléguiez une partie des tâches. Pensez à demander un rapport d’avancement à votre prestataire afin de s’assurer que cela est en corrélation avec ce qui était convenu et avec l’état d’avancement de votre objectif. Il n’est pas rare que vous soyez soit en retard ou en avance et qu’il faille modifier l’organisation des actions déléguées

Des contrôles périodiques

Il est également important de faire des contrôles périodiques. Selon l’avancement de votre projet et les risques des actions en cours, la fréquence pourra varier.

Inutile de suivre tous les mois un projet très long terme, une fois par trimestre voire par semestre, cela peut largement suffir.

À l’inverse, vous avez un projet sur deux ans avec 2 étapes critiques ? Cela vaut peut-être le coup de rapprocher les jalons sur certaines périodes.

Ici, le contrôle est plus léger. Actualisez les chiffres, regardez si les courbes et graphes vont dans le bon sens, actualisez le SWOT si besoin.

Actez s’il y a des actions urgentes ou s’il faut recaler une action.

Si non, rendez-vous au prochain échelon.

L’objectif d’avoir pris le temps lors de l’audit de tout planifier et de tout mettre à plat est justement par la suite de ne se concentrer que sur quelques jalons / cibles afin de se libérer l’esprit des sujets non essentiels à l’instant T et ainsi être plus productif sur les tâches court et moyen terme.

Conclusion

Nous espérons que cet article est suffisamment clair pour vous donner une idée précise des éléments à mettre en place pour suivre vos objectifs, mais également qu’il n’est ni trop technique, ni trop flou pour être appliqué.

L’idée principale à retenir est qu’il faut mettre des éléments de suivi en place le plus tôt possible. Ce système s’affinera avec le temps et votre expérience. De plus, certains éléments ne répondront pas à votre besoin, à l’inverse vous suivrez sûrement des méthodes alternatives.

Et vous, quels sont les éléments que vous utilisez pour suivre vos objectifs ?

Edit : correction faute

Dernière modification par Lavoiedesfinances (14/06/2022 15h08)

Mots-clés : gestion, objectifs, pilotage