S'organiser pour réussir : méthode GTD, Pomodoro, 80/20, eat the frog…

Bonjour,

J’ai lu le livre de David Allen il y a quelques mois, l’inventeur de la méthode.

La méthode va très loin dans le détail, le classement, et la hiérarchisation des taches et des notes. Mais il a été écrit à une époque où l’informatique n’était pas encore démocratisé et où les smartphones n’existaient pas.

Du coup il est souvent fait référence à des corbeilles ou des classeurs pour trier le papier…

Pour ma part je n’ai pas cherché à appliquer tous les détails de la méthode mais je souhaitais avant tout un guide, une trame pour m’aider à réaliser toutes les choses qui encombrent l’esprit en permanence.

La base de la méthode de David Allen est la suivante : toute idée, toute tache doit être enregistrée immédiatement dans une "boite de réception". Cette boite doit être accessible en permanence, facilement modifiable. Le but ici est d’enregistrer le plus rapidement possible ce qui passe par la tête afin que l’esprit se dise : "je n’ai pas besoin de garder cela en tête, je sais que je l’ai enregistré et que je vais y revenir".

Donc toute la journée, on enregistre des choses telles que : "récupérer les chaussures", "acheter du vin pour repas de samedi", "appeler un carreleur pour le projet de rénovation" etc. etc.

Ensuite, de manière régulière (j’essaie de le faire tous les soirs), on parcourt chaque tache / idée dans la boite de réception. Le principe est de dire : si l’action dure moins de 2 minutes, on la réalise immédiatement (c’est très important). Sinon on la classe.

Je ne peux pas rentrer dans le détail de comment classer les notes car si on suit la méthode de David Allen, c’est relativement complexe. Mais l’essentiel est de ne rien garder dans la boite de réception. Il faut impérativement se forcer à trier.

Si l’action ne peut être réalisée immédiatement mais demeure urgente, on classe dans "Taches au plus tôt". Ce dossier est spécifique et doit être parcouru régulièrement la journée afin de ne rien oublier.

Pour ma part j’ai gardé le principe de base : J’enregistre à chaque instant l’idée dans l’appli Wunderlist rachetée récemment par Microsoft. Bien que fervent utilisateur d’Evernote, j’ai préféré Wunderlist pour le classement et la saisie rapide.

Puis ensuite je classe mes taches selon des critères qui me sont propres mais qui me permettent de ne rien oublier. J’ai gardé le principe de "Tâches au plus tôt" et ensuite je fais des dossiers que je consulte régulièrement.

J’aime bien notamment faire des dossiers pour mes achats en fonction des magasins. Typiquement un magasin comme Castorama … quand je passe j’oublie systématiquement des choses. Maintenant je classe toutes les idées d’achat dans un dossier "Bricolage" que j’ai pris l’habitude de le consulter à chaque fois que je me rends dans une grande surface de bricolage. Le principe pouvant être appliqué à tout type de magasin.

J’ai un dossier pour les idées sur lesquelles se renseigner sur internet. Un dossier pour les livres à lire. Un autre pour les disques à écouter etc. etc. Mais ce système de classement est bien plus simple que celui préconisé par David Allen que je ne pourrai expliquer en quelques mots. Il ne me semblait pas adapté à mes besoins.

Cordialement,

Je relance le topic… Est-ce qu’il y a des aficionados de GTD sur le forum ? On pourrait échanger un peu sur nos pratiques, nos tips et les variantes (nombreuses) de cette méthode merveilleuse

J’applique quelques principes de cette méthode, mais à ma sauce :
- tout ce qui peut-être fait en moins de 5 minutes, je le fais DE SUITE et je l’élimine
- je garde une liste de choses prêtes à faire ("ready for action"), séparément d’une liste de choses en attente d’élément externe (réponse de quelqu’un, réception d’une commande,…), et séparément d’une liste de choses sur lesquelles je dois prendre une décision. La différence entre "faire" et "décider" est parfois floue et j’ai souvent du mal à m’y tenir. L’intérêt est que ce qui est dans la liste "faire" ne nécessite aucune réflexion, aucune énergie mentale, donc je peux me mettre un coup de fouet en me disant "maintenant t.u vas changer la lumière extérieure en façade puisque tout est prêt  et qu’il faut juste monter à l’échelle et le faire", alors que c’est considérablement plus dur de se mettre un coup de fouet pour "choisir une assurance habitation avant septembre prochain" (exemples réels).
- Je bouge impitoyablement une grande catégorie de choses dans "à voir plus tard", liste que je regarde de temps en temps. Le but c’est de se vider l’esprit de toutes ces idées qui pourraient devenir des décisions à prendre mais qui ne m’intéressent pas assez à ce jour pour décider d’y consacrer du temps.

Souvent, les "décisions à prendre" font l’objet d’une note écrite, rarement plus de quelques lignes, que je garde dans un coin pour m’y référer dans le futur. Par exemple "établir ma stratégie de placement sur la poche d’actifs sans risque"  qui évolue de temps à autre.

Sans connaitre cette méthode, j’en utilise une qui s’en rapproche

J’ai simplement un mémo dans mon téléphone avec les catégories suivantes suivies d’un exemple :

EN ATTENTE
Devis salle de bain

A FAIRE - URGENT -
Refaire double des clés

A FAIRE - NON URGENT -
Montage vidéo des dernières vacances
Lasurer la pergola

A ACHETER
Terreau

Effectivement cette méthode me permet de "décharger" mon cerveau de choses à penser
Je pourrais mettre "à acheter" avec "à faire" mais j’aime bien différencier les dépense des actions

Je suis aussi adepte de faire les taches rapides immédiatement. Il m’arrive souvent de payer des charges de copro dès réception du courrier alors que l’échéance est pour dans 2-3 semaines mais cela me prend 5 minutes, je fais le virement sur mon smartphone, j’archive le document dans le classeur et je n’ai plus à y penser en plus de laisser une image sérieuse aux syndics

Sinon, j’ai aussi des dossiers dans mes photos que je nomme par exemple "idées achat" "idées vacances et activités" ou "idées repas". Je sauvegarde régulièrement en photo des choses qui m’intéressent sur le moment, de façon à les laisser murir, les avoir à disposition rapidement et aussi à comparer ailleurs et éviter les achats d’impulsion

Concernant les courses, nous avons simplement un post it ou l’on note dès qu’il manque quelque chose de façon à n’avoir que cette liste à prendre avant d’aller faire les courses plutôt que de pointer ce qu’il manque

Parfois je me dis que je note trop de choses (mes séances de sport, les passages marquants des livres que je lis ou que je trouve sur internet, des choses qui me motivent..), que je classe trop et que je devrais plus faire confiance en mon cerveau mais je fonctionne comme cela depuis si longtemps que je me vois mal changer

Je rejoins IH sur le fait que pour moi, une journée est souvent productive seulement si je m’active dès la 1ère heure, même si j’ai aussi souvent l’objectif de ne rien faire d’autre de ma journée que de profiter à rien faire d’important ^^

Edit: en relisant mon message, je me rend compte que j’ai écrit 2x "simplement" et que je conclus en me disant que j’en fais trop ..

Bonjour,

Je suis en phase avec les derniers posts.

Idem ici, dès que je peux traiter quelque chose rapidement, je fais de suite sinon j’y pense. Cela me libère donc de la charge mentale.

Pour m’aider, j’ai plusieurs outils :
- A titre personnel : l’application Tasks de Google que j’ai en widget en première page de mon iPhone donc je vois les 3-4 tâches en cours. A côté de cela, j’ai le widget Calendrier qui affiche les 2-3 RDV à venir. Comme j’ai souvent un onglet Gmail ouvert sur l’ordinateur, je peux convertir un mail envoyé par exemple en tâche depuis Gmail, cela créé directement une nouvelle tâche dans Tasks.
- A titre professionnel : j’utilise depuis + de 10 ans l’outil Trello qui est mon point de démarrage de la journée. Idem avec le calendrier Outlook où je planifie les tâches de la semaine.

Tout à faire d’accord avec ces remarques IH !

J’ai beaucoup de mal à m’enlever ce réflexe de vouloir ouvrir et regarder mes emails en premier le matin, et effectivement, ça consomme déjà une bonne partie de notre énergie, il est courant de constater que j’ai plus de mal à me mettre autre chose après ! …et c’est une habitude dont j’ai vraiment beaucoup de mal à me débarrasser, c’est affreux, je manque de rigueur ou de force sur ce point pour changer la mauvaise habitude en bonne.

J’utilise GTD un peu comme un colonne vertébrale d’organisation, à laquelle j’essaye de rester accroché de la manière la plus orthodoxe qui soit même si c’est très perfectible… je m’améliore d’année en année… La sensation de légèreté d’une Inbox à 0, le soulagement d’avoir fait une Weekly Review, c’est pas du flan, c’est vraiment des points très chouettes de la méthode.

J’aime aussi beaucoup le concept de David Allen d’avoir parfois besoin d’être à jour dans toutes ses petites obligations et tâches du quotidien pour pouvoir y voir ensuite plus clair sur ses objectifs à plus long terme… un peu comme IH parle juste avant des tâches à forte charge mentale: c’est important de les faire, tout de suite, car elle sont comme une forme de brouillard qui empêche parfois de penser et réfléchir sereinement à des objectifs à plus long terme et souvent plus important.

J’utilise en complément d’autres tips comme par exemple:

- les Pomodoros: je m’impose, chrono en main, des créneaux de 25/30 minutes, où je coupe tout et je me focalise sur une tâche

- j’expérimente depuis quelque temps les 12WY (année de 12 semaine)
En gros, l’idée part du principe qu’on a tendance à souvent surestimer ce qu’on peut faire en une journée mais largement sous-estimer ce qu’on peut faire en un an…. et qu’un piste, c’est d’arrêter d’avoir de se fixer des objectives annuels, mais plutôt trimestriels.
Un nombre volontairement limité (entre 3 et 5) et avec donc une échéance relativement courte (12 semaines), qui permet mentalement de bien garder son truc en ligne de mire (un an parfois, ça parait loin et c’est propice à la procrastination…)

J’ai longtemps essayé de trouver un système d’auto-objectif /récompenses, pour me créer un système de motivation, une sorte de "carotte" pour me rendre plus efficace, mais je n’ai pas encore trouvé le graal . …si vous avez des idées pour moi ;-)

Dernière modification par VerbalKint (16/06/2024 16h53)

InvestisseurHeureux a écrit :

La solution est :
1) de ne pas allumer l’ordinateur aux horaires habituels, pour casser l’habitude
2) d’avoir une liste écrite de to do avant d’allumer l’ordinateur, et ces to dos sont prioritaires sur les emails

Voilà une bonne idée par exemple.. mais moi j’ai ma to-do list sur mes appareils numériques (Things) et j’ai pas envie de changer, c’est trop pratique.

Il faut surtout que j’arrive à contrôler mon cerveau . C’est juste une question d’habitude … un peu difficile à prendre, mais une fois que c’est pris, c’est bon.
Je cherche la carotte pour m’emmener…

Je pense aussi que j’ai un gros travail de choix à faire dans mes listes et quelle dois arrêter de vouloir faire trop de trucs à court terme… car au final ça fonctionne pas, je ne les faits pas tous, c’est impossible.

J’ai beaucoup de mal à appliquer sérieusement l’idée de se mettre 3 ou 4 trucs à faire pour demain (dans l’idée d’un GTD un peu minimaliste genre "zen-to-done"), et de tout mettre le reste dans un dossier "Un jour peut-être" (pour reprendre le langage GTD), c’est très difficile psychologiquement de faire ce choix et de prendre cette décision.

VerbalKint a écrit :

InvestisseurHeureux a écrit :

La solution est :
1) de ne pas allumer l’ordinateur aux horaires habituels, pour casser l’habitude
2) d’avoir une liste écrite de to do avant d’allumer l’ordinateur, et ces to dos sont prioritaires sur les emails

Ma solution a été de commencer ma journée de boulot 2 heures plus tôt pour ouvrir les mails à la même heure en ayant déjà travaillé…

oui c’est nul désolé !

Quand on prend le temps de bien vouloir lire et comprendre toute la méthode, on se rend compte que chaque élément a du sens et n’est pas là par hasard. C’est assez abouti en effet.

C’est vrai qu’il faut garder en tête que l’objectif primordial de la méthode c’est le « sans stress », le fait d’être serein grâce à cette méthode d’organisation.

J’ai commandé le livre, j’attends de le recevoir

Il y a tellement de choses dans ma tête que je suis constamment fatigué (épuisé?), avec l’impression d’avoir le cerveau en constante ébullition…

Entre les cires à acheter pour les ruches, les activités des enfants, le travail, les projets…

Une vie très remplie, mais à force, les impairs se multiplient (l’âge?).

Dernier en date, j’ai inscrit le même enfant (j’en ai 3) à deux activités différentes le même jour…

Ma femme me dit souvent de lever le pied, mais alors je m’ennuie…

J’espère trouver une méthode d’organisation qui me permette de faire autant, voir plus, mais en ayant l’esprit déchargé…

Bonne journée

Très intéressant de vous lire et de voir toutes les bonnes idées !

J’avais lu récemment le livre de Stéphanie Bujon : "Apprendre à s’organiser c’est facile!" et finalement j’ai l’impression que ça reprend pas mal l’idée de départ évoqué ici. Dans son livre, c’est le principe des ampoules (tout ce qui nous tourbillonne dans la tête!) qu’il faut gérer.

Après avoir pas mal tâtonné, voici mon organisation actuelle avec les Notes sur mon Iphone :

> Une note "Brain drump" : je note tout "en bazar" dès qu’une idée me vient
> Le plus régulièrement possible (merci les trajets en train!) je reprends ce qu’il y a dedans pour les déplacer et "prendre les décisions" associées :

>> Tache de -5 minutes, que je peux pas faire tout de suite : je la mets dans un Rappel (il restera sur mon tel tant que c’est pas fait, c’est assez motivant pour moi pour le faire!)
>> Tache entre 5min/1h : je me le mets dans mon agenda à une date précise où je sais que j’ai le temps de le faire
>> Si j’ai pas trouvé de tâches, ou c’est "trop philosophique", ça me parait trop lointain… Alors je l’écris dans ma liste de projets
>> Et j’ai plusieurs listes tagguées dans mes Notes que je mets à jour pareil avec le Brain Drump ou directement comme : Projets à réaliser / Livres lus ou à lire / Menus pour la semaine prochaine / Liste de courses (par magasin comme d’autres ici) / …

Mais bon, la difficulté de mon côté c’est vraiment de "passer à l’action". Comme dit plus haut, c’est facile d’écrire "il faut que je regarde mon contrat d’électricité et peut-être le changer" mais dans les faits, on commence à lire le forum IH, on commence à ouvrir les sites comparatifs, on y passe un temps de dingue, mais on se décide jamais …

SeccoBis

Plus haut vous aviez dit que vous utilisiez une application pour gérer vos tâches, et que vous ne vouliez pas en changer.

Mais si vous notez vos tâches à faire sur un papier, chaque fois que vous en réalisez une, vous pouvez la rayer sur votre papier.

Et cela peut paraître bête, mais quand vous avez cinq trucs notés sur votre papier, que vous en avez rayé 4 sur 5 au cours de la journée, et bien ça motive pour rayer le cinquième (et donc traiter la tâche) !

L’action de rayer avec un crayon et de noircir votre feuille de papier est gratifiante, c’est votre saine dopamine du jour !

D’une manière générale, tout ce qui est sur le smartphone, ce n’est pas top.

J’étais un temps passé sur Babbel pour mon espagnol, mais passé l’enthousiasme du départ lié à la nouveauté, je suis revenu avec mon papier et mon crayon et la méthode Assimil. Certes, cela demande plus d’engagement, mais écrire, rayer avec un crayon, ce n’est pas la même chose que tapoter son smartphone.

Même chose pour la prise de notes quand on lit un bouquin, surligner avec le Kindle, ça n’a rien à voir avec une prise de notes sur papier. Là encore, l’engagement n’est pas la même.

Et nous, on veut de l’engagement au quotidien : passez au papier !