Logiciel de rédaction d'états des lieux et baux dématérialisés ?

Bonjour.

Il me semble tout d’abord que la signature électronique n’est pas reconnue légalement. Donc en cas de procédure de recouvrement, je ne sais pas quel serait l’avis d’un juge. Donc je ne pratique pas.

Personnellement, j’ai eu plusieurs la situation d’un bail signé à distance mais je refais signer un bail original lors de l’état des lieux.

Pour les baux et états des lieux, j’ai essayé plusieurs sites mais je trouve les trames lourdes et nombreuses conditions non applicables au bien consideré. J’ai paramétré les baux sous Word. Ça me fait un seul fichier par bien. J’ai juste à saisir les coordonnés du locataire, la date de début de bail, le loyer et l’irl. A l’édition, mon bail fait 1 page.

Pour les états des lieux, un seul fichier Excel avec une feuille par bien. Chaque état des lieux fait une seule page.

Pour les diagnostics et règlement intérieur, j’envoie par mail les documents et je fais ajouter sur le bail la mention manuscrite : diagnostics et règlement intérieur reçu le xx par mail.

Pour les cautions, pas d’echappatoire pour l’instant, c’est manuscrit et laborieux. Par contre, la future loi élan devrait simplifier cela.

En conclusion, le dossier pour chaque locataire fait 2 pages (sans caution).

Dernière modification par lachignolecorse (02/09/2018 20h21)

Bonjour, je reviens vers vous; la loi ELAN vient d’être adoptée. Elle prévoit bien la dématérialisation de l’acte de cautionnement et donc la suppression de la mention manuscrite.

Je vous ai parlé du prestataire que j’utilise qui a publié sur son blog un article relatif à ce sujet:

acte de cautionnement et signature électronique

Je précise que je n’ai pas d’intérêt à en faire la publicité, mais, leur service m’apporte beaucoup, et je pense que c’est dans l’air du temps. Pour une fois que tout le monde est gagnant.

Maintenant, je n’ai pas trouvé en ligne de document type supprimant la mention manuscrite, c’est surement trop tôt. Quelqu’un a-t-il cela?

De mon côté j’utilisais ce texte, que j’avais trouver en ligne mes je ne saurai vous dire où…

mes archives a écrit :

ACTE DE CAUTIONNEMENT SOLIDAIRE

Je soussigné(e) ….

Demeurant à ….
Né(e) le ….          à     ….
Déclare me porter caution solidaire, en renonçant au bénéfice de discussion et de division, de   …………………………………………………………….demeurant à …………….., en garantie de l’exécution du contrat de location signé le ………….avec……………….  demeurant à …………………………. pour une durée de ……….. renouvellements de bail à compter du …………… .
Je reconnais avoir pris connaissance des différentes clauses et conditions de ce contrat de location dont un exemplaire m’a été remis et m’engage à garantir pour la durée de ……. renouvellement de Bail le paiement des loyers, charges, réparations locatives, impôts et taxes et tous frais éventuels de procédure dus en vertu de ce contrat de location.
Mentions manuscrites à reproduire :
Bon pour caution pour le paiement du loyer mensuel de ……………….. (sommes en lettres puis somme en chiffres), augmenté des charges locatives mensuelles d’un montant de : somme en lettre + somme en chiffres+ régularisation. Ce loyer est révisable annuellement selon la variation annuelle de l’indice de référence des loyers publié par l’INSEE à majorer de tous intérêts, frais et accessoires.
Je confirme avoir une parfaite connaissance de l’étendue de mon engagement et des termes de l’article 22-1, avant-dernier alinéa, de la loi du 6 juillet 1989, reproduit ci-dessous :
« Lorsque le cautionnement d’obligations résultant d’un contrat de location conclu en application du présent titre ne comporte aucune indication de durée ou lorsque la durée du cautionnement est stipulée indéterminée, la caution peut le résilier unilatéralement. La résiliation prend effet au terme du contrat de location, qu’il s’agisse du contrat initial ou d’un contrat reconduit ou renouvelé, au cours duquel le bailleur reçoit notification de la résiliation ».

Aujourd’hui je pense utiliser, le même texte en supprimant simplement les mots "mention manuscrite à reproduire".

D’ailleurs, au sujet du nombre de renouvellement de bail, j’inscris 10, mais j’ai cru entendre que la limite était inférieure.

Des retours à ce sujet serait intéressants.

Bonne soirée.

Bonjour,

Ok merci pour votre information concernant le nombre de renouvellement de la caution.

Par contre et pour information, concernant la conformité à la loi de la signature électronique de l’acte de cautionnement, je suis sûr à 99% que c’est un des aspects de la loi ELAN qui vient d’être adoptée.

BorderLine, le 02/09/2018 a écrit :

Bonjour,

Je suis à la recherche d’un logiciel/site informatique ou app tablette permettant la rédaction d’EDL et de baux dématérialisés, avec idéalement signature électronique.

Avez vous quelques idées intéressantes et de qualités?

Merci

Bonjour Borderline, je déterre votre poste car je continue de faire évoluer ma gestion locative, le but étant:
Simple, rapide, pas de papier.
cela devrait me permettre de mettre en place une délégation de toutes ces taches administratives.

Voila ce que je viens de rajouter pendant le confinement.

J’utilise des formulaires en ligne JOTFORM.
En fait lorsqu’un locataire doit constituer son dossier, je lui envoi simplement un lien vers ce formulaire, avec un rappel chaque 24H du type "Bonjour, nous avons besoin de vos informations pour créer votre contrat! bonne journée." ce rappelle est géré par la plate-forme JOTFORM.
il le rempli en ligne et peut joindre les documents. il peut également depuis un smartphone utiliser la fonction prendre mes documents en photos.
Je rajoute un espace signature "mes informations sont exactes"
même démarche pour la garant.

Lorsque c’est complété, je reçois un mail et une notification smartphone m’alertant.
Le pdf et les pièces jointes sont immédiatement sauvegardé sous drop box avec un dossier "dossier locataire" et un sous dossier au nom de famille du locataire.

J’utilise toujours sell and sign, dont je suis plus que satisfait, par le produit et le service client.
J’ai d’ailleurs un rdv téléphonique de prévue semaine prochaine, pour voir si il est possible que mon formulaire rempli sous jotform, transferts les info dans la fiche clients Sell and sign, pour que je n’ai pas à les ressaisir.

lors de l’entrée d’un locataire, j’effectue un seul envoi, nommé liasse, avec plusieurs contrats et signataires.
Les colocataires restants, entrants et sortants signent l’états des lieux.
Le coloc entrant signe son bail.
Le garant signe le bail et l’état des lieux, puis dans la foulée l’acte de cautionnement.

Le garant n’a pas d’obligation légale de signer le bail et l’Edl, mais le bailleur doit fournir ces deux documents au garant avant signature.
le fait de le rajouter en signataire, valide sans discussion ce point(la signature est horodatée), à condition de bien prévoir que le bail et l’Edl lui soit présenter avant la caution.

Tous mes documents sont créer avec des smartfields et se remplissent donc automatiquement.

Enfin pour l’état des lieux, si vous le réaliser avec un smartphone ou tablette, vous pouvez ajouter autant de photos que vous le souhaitez en les plaçant en annexe du contrat, mais je n’ai pas trouver de solutions pour les légender.

Bonjour, oui j’ai créé moi même le formulaire, entre teps j’ai eu le rendez vous avec mon prestataire de signature électronique, et du coup jotform n’est pas compatible avec un fonctionnement par api, ce n’est pas très grave car je développe un site actuellement et je vais donc faire réaliser le formulaire en ligne par mon presta web avec une passerelle vers la signature électronique.

Jotform reste une bonne solution assez simple à utiliser.